Matriz de Priorização CEB: Aprenda usar e baixe modelo grátis

O nosso tema de hoje é mais uma ferramenta de gestão, vamos falar desta vez sobre a Matriz de Priorização que é uma ferramenta para tomada de decisão, já que estabelece a priorização de fatores chaves, problemas a serem resolvidos e processos a serem implementados nas organizações. 

Saber priorizar é muito importante, pois como diz o ditado popular “Quem faz tudo, não faz nada”. Nas empresas não é diferente, vivemos com limitação de recursos, sejam eles financeiros, materiais ou humanos, por isso deve ser implementado um método eficiente de priorização para que os processos mais urgentes e com maiores benefícios não sejam deixados de lado enquanto os menos urgentes e menos relevantes são resolvidos.

A matriz de priorização mais conhecida é a Matriz GUT, considerada uma ferramenta de gestão para identificar, observar, analisar e buscar soluções para os problemas e desafios em uma organização. Esta matriz estabelece a priorização baseada nos fatores de Gravidade, Urgência e Tendência e consiste em uma tabela de pontuação, onde pode-se visualizar facilmente quais itens tem maior prioridade em relação aos demais.

Aqui vamos apresentar uma nova matriz de priorização que que elaboramos levando em consideração o mesmo racional da matriz GUT, porém com critérios de priorização revisados em função da atual conjuntura do mercado econômico, onde é cada vez mais necessário fazer a correlação direta entre custo/beneficio de qualquer projeto antes de sua implementação. A matriz de priorização CEB utiliza os seguintes critérios de priorização:

Matriz de Priorização CEB: conceito

C - Custo à Quanto vai custar para implementar (vamos ter que desembolsar). Quanto menor melhor.

E - Esforço à Nível de esforço necessário para implementar (vamos ter que dedicar). Quanto menor melhor.

B - Benefícios à Quanto vamos receber ao implementar (vamos ter retorno). Quanto maior melhor. 

A grande vantagem de utilizar a Matriz CEB é que ela auxilia o gestor a avaliar de forma quantitativa os problemas da empresa, tornando possível priorizar as ações corretivas e preventivas para o solucionar totalmente ou parcialmente o problema. As aplicações e utilização da matriz CEB são fáceis, e serão explicadas detalhadamente a seguir.

Matriz de Priorização CEB: passo-a-passo

1. Liste os problemas, atividades, processos, ideias, soluções ou projetos com dificuldade em seqüenciar;

2. Classifique toda a lista conforme critérios de priorização (1, 3, 5, 7 e 9) em cada um dos fatores CEB;

3. A coluna “Peso (CxExB)” traz resultados automáticos com base na multiplicação das notas de cada um dos fatores CEB;

4. A coluna “% de Criticidade” também é automática e calcula os valores obtidos para cada problema estabelecendo a maior relevância entre a lista;

5. Por fim, visualize os itens de maior relevância e trace um plano de ação para monitoramento e implementação dos priorizados.

A matriz de priorização CEB pode ser utilizada para inúmeras finalidades, contando sempre com as vantagens de possuir uma aplicação fácil. Ela com certeza irá auxiliar a priorizar as ações a serem executadas com base no custo/beneficio para acabar com diversos problemas em qualquer empresa. Conheça abaixo a relação de processos que podem ser aplicados a matriz CEB para priorização.

Matriz de Priorização CEB: aplicação

- Lista de ideias a serem implementas após sessão de brainstorming;

- Conjunto de projetos a serem implementados na empresa;

- Demandas de clientes sobre produtos;

- Ações para correção de auditorias internas ou externas;

- Processos a serem implementados na empresa;

- Lista de investimentos a serem realizados;

- Conjunto de problemas presentes na organização;

- Lista de atividades a serem feitas por determinada equipe;

- Qualquer outro processo que exija avaliação de custo/beneficio para eleição de itens a serem implementados.

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Brainstorming: Aprenda a usar e baixe modelo grátis

Hoje vamos continuar com mais um tópico na serie ferramentas de gestão, o assunto deste é o Método Brainstorming, trata-se de uma uma técnica criada pelo americano Osborn em 1963 utilizada para auxiliar um grupo de pessoas a criar o máximo de ideias no menor tempo possível ou resolver um determinado problema através da contribuição em grupo. O termo brainstorming geralmente é traduzido para o português como “tempestade cerebral” ou “tempestade de ideias”. Esta técnica visa ajudar os participantes a vencer as suas limitações em termos de inovação e criatividade e sua prática pode durar desde alguns minutos até várias horas ou até mesmo dias.

O propósito do brainstorming é lançar e detalhar ideias com um certo enfoque, originais e em uma atmosfera sem inibições, pois busca-se a diversidade de opiniões a partir de um processo de criatividade grupal. O êxito na aplicação da ferramenta só é obtido quando as pessoas conseguem lançar suas ideias mesmo consideradas “bobas”, sem que ninguém as reprimam, pois uma das vantagens da ferramenta é gerar ideias que normalmente as pessoas não teriam coragem de expressar ou que nunca surgiriam naturalmente em uma reunião tradicional de trabalho.

Bom, agora que já vimos os conceitos e objetivos vamos conhecer as regras de ouro, o passa-a-passo para aplicação da ferramenta e os benefícios da adoção do brainstorming nas organizações.

Brainstorming: regras de ouro

- Não deve haver criticas a cerca das ideias, ao contrario, deve encorajar ideias diferentes e incomuns, estimular inicialmente a quantidade ao invés de qualidade;

- Não respeitar a propriedade intelectual, uma ideia apresentada pode ser complementada sem restrições, obviamente o ambiente deve ser propício à geração de novas ideias;

- Não deve ser realizado com grupos muito grandes, o numero ideal é entre 5 e 12 participantes;

- Ninguém pode ficar sem participar, todos devem ter a chance de apresentar suas ideias;

- Não dever haver hierarquia declarada durante o processo de brainstorming (neste encontro todos as opiniões são igualmente importante);

Brainstorming: passo-a-passo para aplicação

 1. Defina o tema do brainstorming, ou seja, o que se quer alcançar ou resolver objetivamente;

 2. Defina a equipe de trabalho, quanto mais diversificada melhor, grupos interdisciplinares apresentam ideias mais abrangentes;

 3. Eleja o facilitador do método, o papel deste e fazer com que todos estejam alinhados, concentrados e participando ativamente;

 4. Estabeleça o tempo máximo de duração da sessão de geração de ideias, delegue alguém para controlar o tempo;

 5. Distribua folhas de papel A4 ou post-it juntamente com uma caneta para os participantes realizarem as anotações de suas ideias;

 6. Conceda alguns minutos para que todos pensem sobre o tema e certifique-se de que os participantes estejam conectados com o objetivo da reunião;

 7. Inicie o trabalho, libere um tempo de cerca de 15 minutos (depende da complexidade do tema) para que os participantes em silencio anotem o maior numero possível de ideias;

 8. Recolha as anotações de cada participante e transcreva as ideias numa folha de flipchart, quadro branco ou ate mesmo em uma planilha projetada de forma que todos possam vê-las;

9. Elimine as duplicidades. Se duas ou mais ideias parecem ser a mesma coisa, você deve combiná-las ou eliminar as duplicatas;

10. Leia para o grupo todas as ideias geradas e em caso de duvidas pergunte ao autor e peça que explique melhor o contexto e objetivo de sua ideia;

11. Faça a seleção das melhores ideias através de uma matriz de priorização;

12. Elabore um plano de ação para implementar e aprimorar as melhores ideias no processo empresarial;

13. Forneça a equipe participante um feedback sobre o resultado final do brainstorming e mostre como suas contribuições foram valiosas.

Brainstorming: benefícios para as organizações

- Favorece o trabalho em equipe, pois tudo é realizado de forma coletiva;

- Estimula a participação dos empregados nos processos empresariais;

- Impulsiona a criatividade na empresa;

- Gera maior aprendizado para a equipe, pois as discussões conceituais são multidisciplinares;

- Custo zero, o brainstorming ocorre praticamente sem nenhum custo para a organização;

- Aumenta a capacidade de síntese dos participantes, pois eles tem que escrever suas ideias deforma clara e objetiva;

- Exercita a gestão do tempo, pois os participantes realização uma determinada demanda dentro de um tempo delimitado;

- Melhoria continua dos processos a partir da contribuição do publico interno.

"A melhor forma de ter uma grande ideia, é ter um monte de ideias"  (Linus Pauling)

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Fluxograma de Processo: Aprenda usar esta ferramenta

Hoje vamos descrever mais uma importante ferramenta de gestão, o fluxograma é uma a representação gráfica utilizada para apresentar a sequência de um trabalho de forma analítica, caracterizando as operações, os responsáveis e/ou unidades organizacionais envolvidos no processo.

O Fluxograma permite esquematizar e visualizar os sistemas de forma racional, clara e concisa, facilitando seu entendimento geral por todos os envolvidos. Por meio deles o analista de sistemas, organização e método pode representar os vários fatores e as variáveis que ocorrem no sistema, circuitos de informações relacionadas ao processo decisório, bem como unidades organizacionais envolvidas no processo.

Vantagens da aplicação do Fluxograma:

- Permite verificar como funcionam todos os componentes de um sistema;

- Entendimento simples e objetivo;

- Facilita a localização das deficiências no sistema;

- Aplica-se a qualquer sistema, desde o mais simples até o mais complexo;

- Facilita o entendimento nas mudanças feitas no sistema;

- Identificação de atividades críticas para o processo;

- Visão integrada do processo de trabalho;

- Facilitar a leitura e o entendimento;

- Identificação das oportunidades de melhoria;

- Conhecimento da sequência e encadeamento das atividades dando uma visão do fluxo do processo;

- Preparação para o aperfeiçoamento de processos empresariais (é preciso conhecer para melhorar);

- Documentação do processo para análises futuras, adequação a normas e certificações e esclarecer sobre o funcionamento para pessoas recém admitidas na organização;

- Fortalecimento do trabalho em equipe quando o desenvolvimento dos fluxogramas é feito com a participação de todos os envolvidos.

- Demostram através de raciocínio lógico a execução de determinado processo de fabricação, procedimento operacional ou estratégias e ações que devem ser implementadas por um conjunto de pessoas;

- Proporciona visão de todas as tarefas que não podem deixar de ser praticadas, bem como, em qual ordem correta devem ser praticadas;

Identificação das tarefas que não precisariam estar sendo executadas no processo estudado e fica simples identificar tarefas repetidas e que podem ser simplificadas.

Simbologia representacional do fluxograma
Para elaborar o fluxograma que é a representação gráfica de um processo são empregados símbolos geométricos e notações simbólicas.

O símbolo oval significa o início ou o fim de um processo de fluxograma ou inspeção; O retângulo significa uma ação; O losango significa onde uma decisão precisa ser tomada; O círculo geralmente significa o final de uma página ou coluna e mostra que a continuação do fluxograma está em outra página ou coluna; Triângulo de cabeça para baixo significa arquivamento temporário; Triângulo normal arquivamento definitivo.

Existem três tipos de fluxogramas:

- Vertical que também é denominado folha de análise, folha de simplificação do trabalho, pois normalmente é destinado à representação de rotina simples em seu

processamento analítico em uma unidade organizacional. O nome Vertical consiste em poder ser impresso como formulário padrão. E o nome Folha de Análise consiste na rapidez de preenchimento, pois os símbolos e convenções já se acham impressos;

- Parcial ou Descritivo é um fluxograma básico que descreve o curso de ação e de trâmites dos documentos. Ele é um pouco mais elaborado que o Vertical e o mais utilizado para rotinas que envolvem poucas unidades organizacionais;

- Global ou de Colunas ele demonstra a circulação de documentos ou informações através de áreas de responsabilidade. E também através da simbologia

adotada, os tipos de decisões ou operações se realizam ao longo de um processo, bem como evidencia o funcionamento de um sistema.

Como fazer um fluxograma?

Ao contrário do que se possa pensar, fazer um fluxograma é muito simples. Depois que você começar vai ficar viciado. Há cinco passos a seguir na elaboração de um fluxograma.

1. Escolher um processo específico que se queira documentar;

2. Escolher os pontos lógicos de início e fim do processo;
3. Definir quem irá documentar o processo;

4. Documentar os passos reais do processo;

5. Validar a exatidão do seu fluxograma com a ajuda dos especialistas nas tarefas.

Princípios de Eficiência Organizacional | 100 anos atrás

Os Princípios da Eficiência Organizacional são uma teoria administrativa desenvolvida no livro “The Twelve Principles of Efficiency” em 1912, escrito pelo engenheiro americano Harrington Emerson (1853 – 1931). Esse livro virou um verdadeiro clássico e até hoje é estudado nas teorias da Administração.

Emerson foi um dos auxiliares de Frederick Taylor e responsável pela popularização da Teoria da Administração Científica. Seus principais trabalhos foram a simplificação dos métodos de estudo desenvolvidos por Taylor e o desenvolvimento dos primeiros trabalhos sobre seleção e recrutamento de trabalhadores. Contribuiu no tema da eficiência dos sistemas de engenharia industrial criando os 12 princípios de eficiência organizacional. Emerson foi um homem visionário, pois em 1911 já vislumbrou aspectos da Administração por Objetivos proposta bem mais tarde na década de 1960 por Peter Drucker.

Princípios de eficiência organizacional de Emerson

1. Traçar um plano bem definido, de acordo com os objetivos;

2. Estabelecer o predomínio do bom senso;

3. Oferecer orientação e supervisão competentes;

4. Manter disciplina;

5. Impor honestidade nos acordos, ou seja, justiça social no trabalho;

6. Manter registros precisos, imediatos e adequados;

7. Oferecer remuneração proporcional ao trabalho;

8. Fixar normas padronizadas para as condições de trabalho;

9. Fixar normas padronizadas para o trabalho em si;

10. Fixar normas padronizadas para as operações;

11. Estabelecer instruções precisas;

12. Oferecer incentivos ao maior rendimento e à eficiência.

Conceitos de eficiência 

- A relação entre os resultados obtidos e os recursos empregados;

- A capacidade de um administrador para conseguir produtos mais elevados em relação aos insumos necessários para obtê-lo;

- Atingir o resultado com um mínimo de perda de recursos, isto é, fazer o melhor uso possível do dinheiro, do tempo, materiais e pessoas;

- Consiste em alcançar a eficácia (atingir o resultado planejado) com o menor recurso possível.

Avaliando os conceitos acima e os 12  Princípios de Eficiência Organizacional proposto por Emerson há mais de 100 anos, faço a seguinte indagação: Será que este princípios ainda fazem sentido nos dias de hoje para obter eficiência na administração contemporânea?

Fonte: Harrington Emerson, The Twelve Principles of Efficiency, Nova York, The Engineering Magazine Co.,1912.

Conheça os entraves para sua liberdade financeira

Os tempos atuais são difíceis com economia instável, grandes transformações no mundo inteiro, forte apelo ao consumismo, mudanças no estilo de vida etc. Todas estas mudanças obviamente impactam as nossas finanças, pois ninguém sabe hoje em que direção estaremos nos encaminhando amanhã. 

Por outro lado, estamos em um inicio de ano onde fazemos diversas promessas e resoluções para o ano que se inicia e uma das promessas mais comuns de Ano Novo é usar melhor o dinheiro neste novo ciclo. Entretanto, é preciso tomar cuidado com uma série de hábitos financeiros aparentemente inofensivos, mas que são os grandes empecilhos para você conseguir cumprir essa promessa.

Fazer uma poupança é necessário para qualquer fase, mas é vital para a fase adulta (veja o ciclo da vida financeira na figura acima). Descubra as cinco coisas que vão te impedir de poupar dinheiro.

1. Fazer compras parceladas:

Quem tem o hábito de parcelar tudo o que compra no cartão, costuma estar sempre com o orçamento apertado. Na hora da compra, quatro parcelas de R$ 50,00 podem não parecer muita coisa no orçamento dos próximos meses, mas quando várias dessas parcelas são somadas, o peso sobre a renda é enorme e seus planos financeiros – guardar dinheiro por exemplo – são comprometidos por conta daquilo que você comprou tempos atrás. Sempre que possível, em vez de parcelar, prefira guardar o dinheiro necessário para comprar de única vez. Regra: itens adquiridos de forma rotineiras (ex: supermercado, gasolina e etc), jamais podem ser parcelados.

2. Ficar no cheque especial:

Por conta da facilidade de acesso, muitas pessoas acabam subestimando o perigo do cheque especial. Quem tem o limite liberado na conta, não precisa autorizar a contratação do empréstimo. Se seu dinheiro já tiver acabado e cair uma nova despesa, o banco empresta dinheiro na hora – a conta fica negativa – e cobra os juros que estão entre os mais caros do mercado. Cheque especial não é extensão do salário! Use apenas em caso de emergência. Se você fecha todo mês no negativo, está na hora de rever suas contas mensais e economizar.

3. Pagar o mínimo da fatura de cartão de crédito:

Quando o orçamento aperta, muitas pessoas acabam pagando o mínimo da fatura do cartão de crédito e o pior, continuam gastando. Essa é uma prática financeira muito ruim, já que favorece o endividamento. Se você não conseguiu pagar a fatura neste mês, dificilmente conseguirá pagar no próximo, ainda mais fazendo mais gastos. Sem contar, que os juros do rotativo, assim como os do cheque especial, também são muito altos.

Se você não tiver dinheiro suficiente para pagar a fatura do cartão de crédito, procure uma linha de empréstimo mais barata, como o crédito consignado ou com garantia de imóvel ou veículo. Ao substituir a dívida cara por uma barata, você economiza nos juros e ainda prolonga o prazo de pagamento. Só não se esqueça de apertar o cinto até quitar o empréstimo, se não, você vai se endividar de novo. 

4. Gastar mais do que você ganha:

Quem depende do cartão de crédito e do cheque especial para se mantiver está cometendo um grave erro financeiro que muitas vezes passa despercebido: os gastos são maiores do que a renda. Para sair dessa situação, é preciso mapear todas as suas despesas – preenchendo uma planilha de gastos ou usando uma ferramenta automática e criar metas para cada uma delas.

5. Não incluir uma poupança mensal entre suas despesas:

Se você costuma esperar ver quanto vai sobrar no final do mês para aí mandar dinheiro para a poupança, dificilmente conseguirá acumular uma reserva, já que já deve ter percebido que dinheiro nunca sobra. Entre as metas de gastos mensais que você vai criar, coloque também um valor para ser guardado na poupança, como se ela fosse mais uma de suas despesas. Ou seja, estabeleça uma meta de poupança mensal.

Ferramenta de gestão: Orçamento Financeiro Doméstico

Uma excelente opção para amadurecer seu controle rumo a liberdade financeira, elaborar e manter com disciplina o Orçamento Financeiro Doméstico, que é uma ferramenta extremamente simples e eficaz, porém diferente do que muitos pensam não é só "anotar as despesas realizadas". Orçamento envolve planejar os gastos, definir as necessidades e eleger as prioridades. A adoção desta ferramenta irá ajudar a traçar o seu perfil financeiro, identificar para onde esta indo o seu dinheiro, fornecer subsídios para a definição e atingimento das suas metas financeiras.

Saiba como elaborar e baixe um modelo grátis acessando: Aprenda a elaborar um Orçamento Financeiro Doméstico

Teste Online Sua Personalidade Profissional

O propósito deste teste é achar as suas tendências mais naturais. Somente você saberá o seu resultado. As alternativas não julgarão superioridade nem inferioridade em sua personalidade, já que cada personalidade tem seus pontos fortes e fracos. Não há boas nem más características. Conhecer-se não é rotular-se, mas sim desenvolver suas vantagens e controlar suas desvantagens.

As questões foram recentemente criadas por um chinês adaptando a realidade da vida profissional, mas a conceito por trás do teste é muito antigo, foi criado por Carl Gustav Jung que nasceu em Kesswill Austria em 1875. Jung foi um psiquiatra que viveu na mesma época de Freud, iniciou sua carreira estudando medicina e logo começou a se interessar pela psiquiatria após a leitura ocasional de um livro sobre o assunto na faculdade.

Segundo a teoria original de Carl Jung, o comportamento humano não é aleatório, ele pode ser medido, previsto e classificado através dos tipos de personalidade. Em seu livro "Tipos Psicológicos”, lançado no ano de 1927 na Europa, Jung afirmava a personalidade humana pode ser composta por diversos fatores, a combinação destes fatores levando aos tipos de personalidade.

Classificação dos Tipos de Personalidade

A classificação do seu tipo de personalidade se dá pela combinação de 4 critérios. Estes critérios são opostos e excludentes: por exemplo, se você for extrovertido não pode ser introvertido. Para que uma personalidade seja formada, é preciso escolher 1 quesito de cada critério, no final a combinação dos 4 critérios escolhidos dá o tipo de personalidade, por exemplo: ENTP ou INFJ. Confira abaixo as siglas e os 4 critérios de classificação dos tipos de personalidade:

1) Extrovertidos ou Introvertidos: A primeira classificação dos tipos de personalidade é quanto a maneira com que interagimos com o mundo, relativo a esse quesito podemos ser: Extrovertidos ou Introvertidos:

    Extrovertidos ( E ): Quem tem este tipo de personalidade são pessoas extremamente sociáveis e que gostam de conversar e interagir com outras pessoas. Não tem medo de expor suas opiniões e são muito comunicativos. Concentram a sua energia no mundo real.

    Introvertidos ( I ): Em geral são pessoas que se sentem melhor sozinhas, são menos sociáveis e interagem com menos pessoas. Em geral, não se abrem facilmente. Concentram a sua energia no mundo dos pensamentos.

 2) Sensoriais ou Intuitivos: A segunda classificação dos tipos de personalidade é relativa a maneira com que observamos e absorvemos as informações do mundo, relativo a este critério podemos ser: Sensoriais ou Intuitivos:

   Sensoriais ( S ): Corresponde ao tipo de personalidade mais materialista, obtem a informação através da observação de fatos e detalhes concretos. São pessoas realistas e práticas.

   Intuitivos ( N ): São as pessoas que tem um perfil mais imaginativo, ao invés de obter a informação através de fatos concretos, preferem observar e tirar as conclusões finais a partir dos seus próprios pensamentos e crenças. São as pessoas mais criativas e complexas.

3) Pensadores ou Sentimentais: A terceira classificação dos tipos de personalidade diz respeito aos modo com que julgamos as ações das outras pessoas e também o modo com que tomamos decisões. Relativo a este critério podemos ser: Pensadores ou Sentimentais:

    Pensadores ( T ): Tomam as decisões e julgam as pessoas sempre com base na lógica, em geral pesando os prós e contras da situação, são objetivos e justos, raramente deixam os sentimentos influenciarem em suas decisões. Valorizam a lógica, a justiça e a igualdade entre as pessoas.

   Sentimentais ( F ): Pessoas com este tipo de personalidade julgam as pessoas e tomam as suas decisões guiados pelos seus instintos e também pelos sentimentos (decidem com base no que estiverem se sentindo no momento ). Valorizam a harmonia, a empatia não seguem regras rígidas, aceitam bem as exceções.

4) Julgadores ou Perceptivos: A quarta classificação dos tipos de personalidade tem relação com o modo com que preferimos viver, se preferimos agir de forma espontânea ou se preferimos pensar bem antes de agir. Relativo a este critérios podemos ser: Julgadores ou Perceptivos:

   Julgadores ( J ): Quem tem o tipo de personalidade julgador fica satisfeito depois que as decisões foram tomadas, toma decisões rapidamente, fica angustiado de deixar os problemas se acumularem. Em geral não pensa muito antes de agir, prefere se arrepender.

   Perceptivos ( P ): Ficam mais satisfeitos em tomar decisões bem pensadas e mais acertadas, demoaram para agir. Os perceptivos ficam angustiados se tem que tomar uma decisão rapidamente. Em geral pensam bastante antes de agir, pois tem medo de se arrepender. 

Como fazer o Teste de Personalidade Profissional online?

Exemplo de resultado obtido após responder o teste

O teste de perfil profissional é realizado online, para realizar acesse o link abaixo e responda a todas as 47 questões.

 Ao responder, talvez ambas as alternativas podem ser compatíveis com você, entretanto é necessário que você escolha a qual melhor lhe descreve.

O propósito deste teste é achar suas tendências natas e só você terá acesso a este resultado. 

Link: http://www.arealme.com/16types/pt/

Frases de Gestão

Arruda Consult | Série Frases de Gestão

Gráfico de Gantt: Aprenda a usar e baixe modelo grátis

Este é mais um artigo da série “Ferramentas de Gestão”, hoje vamos abordar o Gráfico de Gantt que é um tipo de gráfico de barras para gerenciamento de projetos. O Gráfico de Gantt ou  Diagrama de Gantt é uma ferramenta que permite a visualização do progresso de projetos. É, basicamente, uma ferramenta de acompanhamento, bastante visual, cujo objetivo é deixar a informação o mais transparente possível. 

Usar o gráfico de Gantt pode ajudar a ajustar o cronograma de qualquer projeto e ajuda em muitas tarefas gerais de planejamento, tais como: gestão de tempo, organização, análise das etapas, comparativo de tempos de execução das atividades e auxilio no mapeamento do caminho critico do projeto. Dessa forma, a utilização da ferramenta permite que todos os interessados possam verificar o andamento das atividades. É muito útil para o Gerenciamento de Projetos onde existem muitos envolvidos.

Como surgiu o Gráfico de Gantt?

Criado em 1918 por Henry Gantt, engenheiro industrial norte-americano, Gantt desenvolveu ferramentas de auxílio ao planejamento por isso é considerado por muitos o pai do planejamento e do controle. o gráfico de Gantt, também conhecido como Cronograma de Barras, é uma das ferramentas mais difundidas mundialmente na área de merecimento de projetos. Hoje o Gráfico de Gantt espanta por sua simplicidade, mas no momento em que foi inventado, representou um enorme passo para o avanço da administração da produção.

Benefícios do Gráfico Gantt

- Todas as tarefas se expressam graficamente em um diagrama de fácil compreensão, extrema simplicidade e baixo custo;

- Poderá comprovar o progresso geral do sistema de tarefas em qualquer momento do tempo. Isto é, proporciona uma visão geral do andamento dos trabalhos em função da situação de cada atividade no momento da atualização do gráfico;

- Permite identificar as atividades com os recursos, de tal modo que se podem evitar períodos ociosos desnecessários;

- Indica o período durante o qual o recurso está disponível para o trabalho e a carga total de trabalho destinado a este recurso.

Baixe aqui o Gráfico de Gantt prontinho para ser usado 

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Análise do SWOT: Aprenda a usar e baixe modelo grátis

Continuando a série "ferramentas de gestão", hoje o Arruda Consult apresentará a Análise do SWOT que é considerada uma ferramenta clássica da administração. A sigla SWOT vem dos termos ingleses Strengths (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças) esta metodologia é bastante popular no âmbito empresarial. Os pontos fortes e fracos estão dentro da própria empresa, enquanto as oportunidades e as ameaças têm origem externa.

A Análise SWOT não tem um criador definido, mas muitos acreditam que ela tenha sido desenvolvida na década de 1960 por professores da Universidade Stanford, a partir da análise das 500 maiores empresas dos Estados Unidos. Portanto, como qualquer outra ferramenta considerada clássica na administração, a Análise SWOT também foi pensada considerando o contexto da grande empresa e, posteriormente, passou a ser adotada também em outras situações, como em empresas de menor porte.

Ferramenta para tomada de decisão e formulação de estratégia sendo a base para a elaboração do planejamento estratégico. Usa uma planilha para coletar informações de pontos fortes, pontos fracos, oportunidades e ameaças no ambiente interno e externo à organização. A análise do SWOT tem forte influencia da escola militarista de formulação estratégica, isso significa analisar detalhadamente o adversário e o ambiente em que se realizará o combate, para identificar as oportunidades, ameaças, fraquezas e fortalezas da tropa e com base nesta analise buscar o melhor posicionamento e a definição do melhor plano de ação para ataque ou defesa.

“Se conhecemos o inimigo (ambiente externo) e a nós mesmos (ambiente interno), não precisamos temer o resultado de uma centena de combates. Se nos conhecemos, mas não ao inimigo, para cada vitória sofreremos uma derrota. Se não nos conhecemos e nem ao inimigo, sucumbiremos em todas as batalhas”  (Sun Tzu)

Significados envolvidos:

- Strengths (forças) - vantagens internas da empresa em relação às concorrentes. Ex.: qualidade do produto oferecido, bons controles internos, solidez financeira, etc;

- Weaknesses (fraquezas) - desvantagens internas da empresa em relação às concorrentes. Ex.: altos custos de produção, má imagem, instalações desadequadas, marca fraca, etc;

- Opportunities (oportunidades) – aspectos externos positivos que podem potenciar a vantagem competitiva da empresa. Ex.: mudanças nos hábitos dos clientes, falência de empresa concorrente, etc;

- Threats (ameaças) - aspectos externos negativos que podem por em risco a vantagem competitiva da empresa. Ex.: novos competidores, perda de trabalhadores chaves, etc.

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