Vamos tratar neste artigo de mais
uma ferramenta de gestão, você está preparado para conhecer mais uma técnica que
pode ser aplicada em sua empresa? Sim, então fique conosco, leia o texto até o
fim e baixe a ferramenta prontinha para ser utilizada e apresentada para o público
alvo de seu negócio, qualquer que seja o seu público alvo, pois a ferramenta é escalável
e pode ser aplicada a qualquer tipo de negócio.
Como diz a música Lutar pelo
que é meu interpretada por Charles Brown Jr, “Cada escolha é uma renúncia, isso
é a vida”. Mas como fazer as melhores
escolhas? Como saber que o item renunciado é de menor impacto ou potencial?
O processo decisório é uma das
principais funções dos gestores, empreendedores e profissionais de mercado,
porém neste mundo de alta velocidade, grande número de informações, multidisciplinaridade
de funções, processos simultâneos e tudo acontecendo ao mesmo tempo é fácil se
perder, se tornar improdutivo ou ainda paralisar diante de decisões. A resposta para ter êxito neste contexto é saber
priorizar!
A organização e classificação
de projetos, processos, tarefas e ações é uma das mais conhecidas técnicas de
administração de recursos para se obter êxito no processo decisório, onde se
busca cada vez mais maximizar os lucros e diminuir os custos através da
produtividade. Hoje apresentaremos a “Matriz
de Relevância X Urgência”, trata-se de uma ferramenta de priorização que pode
ser utilizada em projetos de concepção e processos organizacionais de qualquer
tipo de operação.
O que pode ser priorizado?
- Ideias
a serem implementas após sessão de brainstorming;
-
Conjunto de projetos a serem implementados na empresa;
-
Demandas de clientes sobre produtos;
- Ações
para correção de auditorias internas ou externas;
-
Processos a serem implementados na empresa;
- Lista
de investimentos a serem realizados;
-
Conjunto de problemas presentes na organização;
- Lista
de atividades a serem realizadas por determinada equipe;
-
Qualquer outro processo que exija avaliação para eleição de itens a serem
implementados em projetos e processos.
Perspectivas da priorização
Relevância X Urgência
O método de priorização leva em consideração o impacto destes dois elementos sobre os processos e projetos.
- Relevância: é
uma característica atribuída a tudo que seja de fundamental importância, ou
seja, que traga resultados positivos e sustentáveis para implementação de
projetos ou em melhorias de processos organizacionais.
Na matriz pode ser priorizado como sendo de
baixa, média ou alta relevância.
-
Urgência: é uma situação que exige uma tomada de decisão
imediata a fim de evitar efeitos indesejados ou para obter ganhos rápidos na implementação
de projetos ou em melhorias de processos organizacionais.
Na matriz pode ser priorizado como sendo de
baixa, média ou alta urgência.
Passo-a-passo
1.
Levante os dados: liste os problemas, atividades, processos,
ideias, soluções ou projetos com dificuldade em sequenciar nos projetos e
processos.
2. Faça a priorização:
enquadre cada um dos elementos levantados em cada quadrante de 1 á 4 levando em
consideração as perspectivas da priorização de relevância e urgência para o
processo ou projeto avaliado.
3. Compartilhe sua priorização: priorizar é um processo essencialmente qualitativo que
deve ser observado os impactos em 360º quanto as partes interessadas e os
resultados esperados do projeto ou processo, assim, vale a máxima de que duas
ou mais cabeças pensam melhor que uma;
4. Valide a priorização:
a priorização é um meio para tomada de decisão, assim as informações devem ser
escalada dentro da organização conforme o nível de autonomia de cada assunto, a
ferramenta já é realizada em formato de apresentação para facilitar esta etapa
e evitar retrabalho.
5. Implemente item priorizado: por fim, visualize os itens de maior relevância e trace um
plano de ação para monitoramento e implementação dos itens priorizados.
"O
relevante é raramente urgente e o urgente é raramente relevante".
Não é culpa sua! você realmente tem
muitas coisas para fazer e tudo ao mesmo tempo, mas não deixe as coisas urgentes
(ficar só apagando fogo no dia-a-dia) atropelar as atividades realmente
relevantes que agreguem valor ao seu projeto ou processo.
#Priorize!
Baixe aqui um modelos de formulário para registro Estamos disponibilizando para baixar gratuitamente um arquivo em apresentação de power point com um modelo para registro e apresentação da priorização de de seus projetos e processos.
Para baixar o arquivo
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