Plano Ação 5W2H Adaptado: Aprenda a usar e baixe grátis

A ferramenta 5W2H foi criada por profissionais da indústria automobilística do Japão como uma ferramenta auxiliar na utilização do PDCA, principalmente na fase de planejamento. O 5W2H consiste num plano de ação para atividades pré-estabelecidas que precisem ser desenvolvidas com a maior clareza possível, além de funcionar como um mapeamento dessas atividades.

O plano de ação é uma ferramenta gerencial extremamente útil para as empresas, uma vez que define exatamente “o que”, “como”, “onde”, “quem”, “quando” e “quanto custa” para implementar um determinado processo, ação ou adotar um novo produto. O 5W2H é basicamente um formulário para execução e controle de tarefas onde são atribuídas as responsabilidades e determinando como o trabalho deverá ser realizado, assim como as áreas envolvidas, motivo e prazo para conclusão com os custos envolvidos.

A base da metodologia está centrada na resposta a sete perguntas essenciais. Os “Ws” e os “Hs” são derivados das iniciais de palavras interrogativas em inglês (what, why, who, where, when, how e how much). Ao usar a planilha que está na ferramenta, será preciso pensar nos 5W2H, que significa:

1. O que (What) deve ser feito?

2. Por que (Why) deve ser implementado?

3. Quem (Who) é o responsável pela ação?

4. Onde (Where) deve ser executado?

5. Quando (When) deve ser implementado?

1. Como (How) deve ser conduzido?

2. Quanto (How much) vai custar a implementação?

Fizemos uma adaptação na metodologia 5W2H para incluir elementos que agreguem mais valor nas analises e na evidenciação do cumprimento do plano de ação, veja abaixo os itens incluídos pela Arruda Consulte e seus significados:

1. Qual o status? Situação atuação da ação: Realizada, No Prazo ou Pendente.

2. Qual evidencia de conclusão? Fatos que comprovem que a ação foi realizada, serve para comprovar e facilitar em casos de auditoria.

Abaixo é demostrado um exemplo da aplicação do plano de ação 5W2H adaptado.

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Ata de Reunião Eficiente: Aprenda usar e baixe grátis

Reuniões de trabalho servem para definir metas, monitorar desempenho, avaliar implementação, avaliar a performance, aproximar equipe, tomar decisões em grupo, decidir, criar, trocar ideias, falar de experiências, apresentar hipóteses, priorizar atividades, avaliar projetos, validar processos, definir procedimentos, escolher métodos, medir eficiência e eficácia, validar assuntos, realizar deliberações, reconhecer e solucionar problemas, atender clientes, alinhar a rota e mais, muito mais.

Baixe aqui um modelo ata de reunião eficiente 

Elaboramos um modelo de ata para registro simples e eficiente de qualquer tipo de reunião. Acesse o link e baixe o arquivo prontinho para ser utilizado ou customizado (não atribuo senhas a meus arquivos, pois acredito que tudo pode ser melhorado ou adaptado para atender as peculiaridades do negocio).

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Conheça também: PDCA aplicado em reuniões é garantia de efetividade produtividade

Plano de Indicadores e Metas: Aprenda usar e baixe grátis

Indicadores chaves de desempenho ou em inglês “Key Performance Indicator KPI”, são ferramentas de gestão para realizar a medição e o consequente nível de desempenho e sucesso de uma organização ou de um determinado processo, focando no “como” e indicando quão bem os processos dessa empresa estão, permitindo que seus objetivos sejam alcançados.

"O que não é medido não pode ser gerenciado"   (Peter Drucker)

Os indicadores de desempenho servem para medir o que está sendo executado e gerênciá-lo de forma adequada para o atingimento das metas organizacionais ou departamentais propostas. Existem diferentes formas de categorizar os indicadores, que podem ser indicadores quantitativos, indicadores qualitativos, principais indicadores, indicadores de atraso, indicadores de entrada, indicadores de processo, indicadores direcionais, indicadores acionáveis, indicadores financeiros, indicadores de esforço e indicadores de resultados e etc. Independente da nomenclatura o conceito de indicador é praticamente o mesmo.

Importância dos indicadores de desempenho

Toda organização precisa fazer acompanhamentos dos fatores que influenciam o negócio, este fatores podem ser de:

 - Entrada de Insumos (pessoas, informação, conhecimento, espaço, tempo, legislação, dinheiro, instalações);

 - Processamento (diz respeito aos processos da empresa de acordo com o ramo de negócio);

 - Resultados (performance da empresa em função de seus produtos e serviços).

Os indicadores de desempenho funcionam como um instrumento de medida para aferir o gral de atendimento destes fatores e com base nas analises destas informações fornecer subsídios aos gestores e estrategistas da empresa tomarem decisões que direcionem para o atingimento dos objetivos e metas.

Definição de indicador de desempenho para sua empresa

Desenvolvemos uma planilha em excel que ajudará na definição dos indicadores de desempenho de sua empresa ou departamento. Segue abaixo uma figura (guia 1 da planilha) com o demonstrativo sobre o preenchimento de cada campo do painel de metas.

Cada empresa terá indicadores diferentes, baseados na sua abordagem frente ao mercado, onde eles normalmente são definidos à partir de:

- Percentual de melhoria em relação ao resultado atual e histórico;

- Comparação com desempenho de outras unidades de um mesmo grupo de empresas;

- Comparação com a concorrência (quando disponível);

- Comparação com benchmarks externos;

Baixe aqui um eficiente plano de metas grátis

Elaboramos um modelo de plano de metas em excel que pode ser utilizado para definir os indicadores chaves de desempenho em qualquer tipo de organização. Acesse o link e baixe o arquivo prontinho para ser utilizado ou customizado (não atribuo senhas a meus arquivos, pois acredito que tudo pode ser melhorado ou adaptado para atender as peculiaridades do negocio).

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Monitoramento dos indicadores de desempenho

Após a elaboração do painel de metas a empresa deve estabelecer ferramentas para monitoramento destes indicadores. Este será o próximo tema que abordaremos aqui no Arruda Consult, onde apresentaremos os métodos de acompanhamento e disponibilizaremos modelos eficientes para esta gestão. Aguardem!

Modelo de Negócios Canvas: Aprenda usar e baixe grátis

O denominado Modelo de Negócios Canvas ou no inglês “Business Model Canvas (BMC)” é uma importante ferramenta de gerenciamento estratégico aplicável em qualquer empresa, principalmente em novos negócios ou a novos produtos. O método foi desenvolvido por um consultor suíço chamado Alexander Osterwalder, um verdadeiro expert em modelos de negócios.

O Modelo de Negócios Canvas ajuda no desenvolvimento de esboços e versões finais de modelos de negócio, tanto para um novo empreendimento quanto para uma empresa que já está em operação. Trata-se de um mapa visual que otimiza a visualização e compreensão do modelo de negócio  de uma organização e seus subconjuntos. 

Esta analise rápida sobre os processos permite que os gestores e estrategistas visualizem o “encaixe estratégico” que existe entre diferentes áreas do negocio.

A ferramenta pode ser considerada um mapa visual que realmente mostra o caminho, facilitando a compreensão do modelo de negócio. É dividindo em nove importantes blocos que apresentam o negócio como um todo. São eles:

1 - Atividades Chaves

2 - Recursos Chaves

3 - Parceiros Chaves

4 - Proposta de Valor

5 - Segmentos de clientes

6 - Canais

7 - Relacionamento com o Cliente

8 - Estrutura de custos

9 - Fluxos de receita

Todos estes elementos são colocados em uma só folha ou um slide, o que possibilitará uma visão bem clara do negócio. O Canvas esta estruturado para correlacionar os pontos necessários para implementação da estratégia em qualquer tipo de negócio, de forma que devem ser respondidas as seguintes macro-perguntas: 

Como são realizadas as analises no Modelo Canvas?

À primeira vista o modelo de negócios parece um simples diagrama, mas a facilidade de análise e a profundidade da avaliação que ele traz só passa a ser realmente compreendida à medida que visualizamos exemplos e passamos a utilizá-lo em nosso dia-a-dia.

Baixe aqui um modelo de Canvas grátis

Elaboramos um modelo de Canvas para gestão de negócios em excel que pode ser utilizado para definir estratégia em qualquer tipo de organização com a possibilidade de elaboração de um plano de ação conjugado a analise. Acesse o link e baixe o arquivo prontinho para ser utilizado ou customizado.

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Calendário automático | baixe grátis

Disponibilizamos mais uma ferramenta muito legal para facilitar o dia-a-dia, o calendário automático foi construído em excel e basta digitar um ano e atualiza automaticamente, serve para qualquer ano.

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“O valor das coisas não está no tempo que elas duram, mas na intensidade com que acontecem. Por isso existem momentos inesquecíveis, coisas inexplicáveis e pessoas incomparáveis." (Maria J. P. de Silva)

Teste seu Feedback com o Método Janela de Johari

O homem desde o seu nascimento utiliza o processo de comunicação para se fazer entendido quanto às suas necessidades. O processo se dá através da emissão de signos

padronizados que são codificados pelo outro, permitindo compreensão mútua. A mente humana apresenta a capacidade de evoluir no emprego dos signos, os quais passam a ter certos conteúdos de informações, de idéias, pensamentos, intenções, desejos e conhecimentos.

A forma como o indivíduo se comunica (à proporção que dá e recebe feedbacks) também determina, segundo Fritzen (1978), seu modo de relacionar-se com as pessoas (suas atitudes) e como as pessoas percebem essa forma de relacionamento (o que é fator determinante para o comportamento delas em relação ao indivíduo). Quanto mais equilibrada for essa comunicação, melhor será o relacionamento interpessoal desse ser com os outros membros do grupo.

Para facilitar o entendimento das regras básicas da comunicação interpessoal, Joseph Luft e Harry Inghan idealizaram, em 1961, uma matriz conhecida pelo nome de Janela de Johari, onde através de apenas quatro retângulos, dispostos de forma de janela, podemos conceituar todo o processo de percepção de um indivíduo em relação a si mesmo e aos outros. Os autores partiram do princípio de que cada um de nós tem (ou pode ter) quatro imagens distintas: Arena, Mancha Cega, Fachada ou Desconhecido.

  

Como modelo de mensuração, a janela de Johari baseia-se na troca de informações entre os indivíduos e na qualidade das interações. Assim, pode-se representar graficamente essa Janela como referência de estilo de comportamento individual. Trata-se de um diagnóstico significativo, do ponto de vista individual e organizacional, porque, com base no resultado obtido, as pessoas e a empresa passam a saber identificar os pontos a serem desenvolvidos e acompanhados em busca de seus aprimoramentos.

As linhas verticais e horizontais da figura acima movimentam-se tanto para a direita como para a esquerda; de cima para baixo e de baixo para cima, de acordo com a somatória de pontos, a fim de dar e receber feedbacks de cada indivíduo que responda ao teste atitudinal. Esse modelo se presta a testes individuais: cada pessoa tem uma Janela de Johari, com um estilo de comportamento dominante.

Criamos aqui um teste em excel muito fácil de realizar, onde é avaliado a capacidade de "Dar" e "Receber" feedbacks com base nos quadrantes (Arena, Mancha Cega, Fachada ou Desconhecido) da janela de Johari.

Baixe o arquivo e teste seu feedback 

Responda o teste com calma, com tranquilidade, pensando no seu auto desenvolvimento, aproveitando este raro momento para um auto feedback.

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“Quem conhece os outros é sábio. Quem conhece a si mesmo é iluminado” (Lao Tsé)

Procrastinação: não deixe o sucesso para depois!

Na era da globalização, economia estável, informações abundantes e acessíveis, tecnologia avançada e com mercado de trabalho competitivo é cada vez mais demandado dos profissionais velocidade e assertividade nas ações e na tomada de decisões. Neste contexto a efetividade no tempo de resposta se torna uma importante competência e diferencial competitivo. Mas, contrariando esta necessidade do mercado, ainda vemos que a postergação de ações e que a perda do time ainda fazem parte do cotidiano, ou seja, ainda impera o famoso “empurrar com a barriga”.

Você conhece alguém que deixa tudo para depois?

Leia as expressões a seguir e tente lembrar quantas vezes você tem ouvido elas ou expressões semelhantes no seu dia-a-dia.

“Só amanhã agora”, “mais tarde”, “depois eu faço”, “não dá mais tempo para fazer hoje”, “já fechei o sistema”, “não dá para te atender agora”, “na segunda inicio”, “vou esperar o final do ano”, “o ano já esta chegando ao fim, agorá só no ano que vem”, “ainda estamos em janeiro, vamos fazer mais para frente”, “agora não dá”, “estou muito ocupado”.

Com certeza você já ouviu muito essas expressões em seu trabalho, faculdade, família, amigos, serviços públicos e até nas igrejas. Este mal se chama procrastinação.

Significado de Procrastinação

Procrastinação é o ato de deixar para depois ou adiamento de uma ação, logo, um procrastinador é um indivíduo que evita tarefas ou que está evitando uma tarefa em particular. Vem do latim procrastinatus, que significa adiamento interminável. Ou seja, adie tudo o que você precisa fazer para a data mais longe possível e negocie novos adiamentos quando houver oportunidade.

Essa lei é uma decorrência direta da “Lei do Menor Esforço” e exige que tudo deve ser feito no final do prazo, empregando todo o prazo concedido em atividades de menor importância. A Procrastinação consiste em estender este prazo ao máximo possível, dando assim mais tempo para ações sem finalidade. Também pode ser chamada de desídia, preguiça, ‘lezeira’, ou a canseira que aparece antes de se fazer qualquer coisa.

Expressões mais características da Procrastinação:

·      Agora não;

·      Daqui a pouco;

·      Deixa para mais tarde;

·      Amanhã, quem sabe;

·      Deixa para amanhã que hoje eu não tenho tempo;

·      Mas vai começar meu programa preferido na TV;

·      Estou doente;

·      Depois eu faço;

·      Passa aqui depois;

·      Estou muito ocupado agora;

·      Não tenho todos os recursos necessários para fazer isso;

·      Não sei fazer isso.

Exemplos práticos da Procrastinação:

·     A pia cheia de louças;

·     A grama alta do jardim;

·     E-mails sem respostas;

·     Cama sem arrumar;

·     Estudar somente nas véspera da prova;

·     Não se preparar para fazer uma apresentação;

·     Ficar até mais tarde para fazer um relatório previamente programado;

·     Comprar o presente do dia das crianças um dia antes do feriado;

·     Ficar sem gasolina por postergar o abastecimento;

Procrastinação pode virar doença

Embora a procrastinação seja considerada normal, ela pode se tornar um problema quando impede o funcionamento normal das ações e gera estagnação pessoal ou profissional. A procrastinação crônica pode ser um sinal de alguma desordem psicológica ou fisiológica.

Segundo o especialista em qualidade de vida Flávio Coutinho, a procrastinação pode ser, na realidade, um distúrbio comportamental, que vem sendo estudado mais amiúde, nesses últimos anos. Ela pode esconder comprometimentos mais graves como depressão, que é uma doença crônica grave, que se não for tratada, a pessoa portadora pode até vir a cometer suicídio ou déficit de atenção, causando sérios prejuízos à saúde mental do indivíduo, se não diagnosticada corretamente. Nesse caso, a orientação é procurar ajuda de profissionais que possam ajudar a tratar e reverter os sintomas e as causas.

Prejuízo nas relações sociais e econômicas

O ato de deixar tarefas e compromissos para depois tem sido um hábito presente em nosso cotidiano, herança da cultura ocidental. A maioria das pessoas e profissionais que deixa tudo para amanhã, atraem como consequência prejuíjos significativos na carreira profissional, pessoal e até em sua vida econômica.

Com esse comportamento projetos emperram, ações de desenvolvimento empresarial, pessoal e profissional atrasam, as ações de melhorias travam e, consequentemente, como uma grande bola de neve, os prejuízos crescem a ponto de impactar em toda uma economia. Imagina um “mundo de gente” procrastinando ao mesmo tempo.

Uma consequência visível da aplicação da procrastinação são as compras de Natal. Às vésperas da comemoração milhões de brasileiros lotam as lojas a fim de encontrar bons presentes e que estejam dentro do orçamento. Difícil é fazer isso com conforto, com rapidez e sem estresse. Faltam atendentes nas lojas, falta estacionamento, sobra gente, sobra sufoco e paga-se mais caro!

Apesar desse quadro nada animador, tardamos ano após ano para comprar os presentes da família. Repetimos essa ação, pois, apesar de tudo, pensamos que conseguimos na medida do possível “atingir nossos objetivos”. O alívio de se ter conseguido comprar os presentes é o reforço para praticarmos novamente o ato de deixarmos as compras para as vésperas. Contudo, ao se compreender a procrastinação como um comportamento válido, deixamos de avaliar o que perdemos quando não agimos de maneira pensada, planejada e no tempo certo. Ou seja, o que aparentemente deu certo, na verdade ocorreu dentro de uma margem medíocre de vantagens. Perdeu-se tempo em engarrafamento, filas gigantescas, perdeu-se dinheiro com o troco errado que você não conferiu por pressa e com o ‘flanelinha’ que cobrou muito acima do esperado, perdeu-se o presente da sua filha que não tinha mais na prateleira, e ganhou a sensação de que faltou remir o tempo a ponto dele ser realmente produtivo.

O exemplo acima pode parecer até engraçado quando olhamos que também já praticamos essas ações, mas quando questões mais sérias estão envolvidas os prejuízos também serão mais sérios e mais difíceis de reversão.

Em geral, a procrastinação também se relaciona com a Lei de Murphy, pois tudo que é deixado para a última hora costuma dar totalmente ou parcialmente errado e não é terminado antes do final do prazo. Isso alimenta novamente o cumprimento da procrastinação, pois a correção do que não foi terminado em cima da hora necessita de mais tempo, este que será empregado apenas em novas atividades fúteis. E ficamos neste looping do fracasso e perda de tempo.

Fuja da procrastinação implantando ações simples

Mesmo que saibamos o que temos de fazer, às vezes enganamos a nós mesmos e adiamos uma e outra vez, frequentemente com desculpas que sabemos serem fracas e muitas até mesmo vezes falsas. Entramos num ciclo vicioso de fazer pouco ou nada, tanto sobre o que queremos como o que não queremos. Ficamos presos e sem reação.

Estão aqui algumas ideias para superar a procrastinação e recuperar o tempo perdido na sua caminhada pela estrada do sucesso.

1. Reconheça seu ponto de procrastinação 

Aqui começa uma investigação, nesta etapa, é necessário fazer uma busca pelo ponto que gera a procrastinação. Este ponto são ações, momentos, tarefas, circunstâncias ou relações que te deixam com desejo de postergar e assim mover ações que podem ajudar a vencer esse comportamento.

Uma das primeiras orientações é prestar atenção em quais momentos você decide adiar alguma coisa, se perguntando se o estresse gerado por essa atitude vale a pena o adiamento.

2. Saia da Inércia 

Busque não iniciar uma tarefa que exista o sentimento de que não é possível se conseguir cumprir, pois podemos iniciar e em seguida desistirmos, ficando inertes. Não olhe para “o todo” do que tem de fazer, uma das formas mais comuns de procrastinação é quando nos sentimos esmagados pela quantidade de coisas que temos para fazer, e assim não agimos.

É míster estabelecer suas prioridades, e somente depois fazer suas tarefas ou obrigações. Desenvolver uma lista de ações diárias que são mais importantes também ajuda muito aos portadores da procrastinação. Tente separar aquilo que tem de fazer em pequenas tarefas. Escreva-as como uma lista num pedaço de papel. Centre-se apenas sobre a concretização de uma pequena tarefa ou porção dela. Passe depois para a seguinte. Supere uma etapa de cada vez e não pense em descansar. Antes que se aperceba já estará a meio caminho. “Uma longa caminhada começa com o primeiro passo” (Lao-Tsé).

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3. Assuma o controle 

Confie em seus instintos ao ouvir voz interior. Sempre existirá o convite para tomada de decisão, seja para enfrentar um novo projeto, cumprir um cronograma, mudar de atitude, criar novos hábitos ou desenvolver novas habilidades. Para assumir o controle de sua vida de forma planejada e eficaz uma boa opção é lançar mão do Planejamento Estratégico Pessoal, como ferramenta indico o PEP.P&C que falaremos apresentaremos mais adiante.

A estratégia faz parte do bojo da administração há muito anos. Sun Tzu apresentou esse conceito entre 400 e 320 a.c, na China, quando escreveu o livro “A arte da guerra”, passando a ser considerado o “pai” da estratégia.  Este livro ainda hoje é lido por executivos do mundo inteiro e seus ensinamentos são utilizados e aplicados em diversos estudos acadêmicos. Neste contexto “nasce” o Planejamento Estratégico Pessoal que é um processo gerencial no qual são estabelecidas premissas básicas para que a pessoa, sistematicamente, siga um fluxo de evolução coerente e sustentável.

Assim como o general chinês Sun Tzu utilizou a estratégia na guerra, o PEP.C&P^[1], utiliza a estratégia para potencializar o ser humano nas dimensões da Vida Pessoal e Carreira.  Este método altamente efetivo, utiliza ferramentas do planejamento estratégico com a auto avaliação nas & competências críticas para o sucesso, com possibilidade de inclusão de plano de ação e definição de objetivos e metas de curto, médio e longo prazo.

Esta metodologia poderá ser aplicada pelo leitor com grandes possibilidades de gerar benefícios nas áreas pessoal e profissional. Para alcançar os resultados desejados é imprescindível disciplina e comprometimento para apropriar-se de seus elementos teóricos e práticos, adotando ações e implementando mudanças necessárias em conformidade com a sua realidade.

A espinha dorsal da metodologia PEP.C&P consiste em fazer com que a pessoa usuária da metodologia possa desenvolver o hábito de elaborar seu planejamento pessoal de forma explícita, ou seja, é necessário efetuar uma pausa para reflexão, anotar e perseguir seus objetivos e metas pessoais traçadas no planejamento estratégico. De forma resumida, toda a metodologia está dividida em 7 (sete) etapas elaborada em uma única pagina, e que visam responder os três grupos de perguntas abaixo relacionadas: 

 - Quem sou eu e o que realmente importa na minha vida?

      - Como estou? Qual meu estado atual? E qual meu grau de satisfação?

     - Quais são meus planos, objetivos e metas? E o que estou disposto a fazer para alcançá-los?

A ferramenta PEP.P&C esta disponível para download gratuito, acesse aqui : 

4. Defina e persiga suas metas

 Analise de forma concreta o que você quer, deseja ou precisa em um determinado espaço de tempo, anote em um papel e mova ações para implementá-las em sua vida. Lembre-se, uma meta é um posicionando desejável no futuro, se esforçado para implementar as condições (ações), ou seja, para isso é necessário esforço e perseverança. Use as perguntas a seguir para definição e acompanhamento periódico de suas metas. O que realmente quero para minha vida?, O que pretendo fazer ou possuir e 1, 3 e 5 anos? Quais são as ações necessárias para atingir o que quero?  Minha meta esta andando? De 1 a 10, quanto estou comprometido com minha meta? Que evidencias eu tenho para comprovar que estou evoluído?  Qual o próximo passo para continuar rumo a minha meta? Quando vou saber que atingi minha meta?

Quesitos para elaboração de Metas

M - Mensurável, expressa em numero ou em ações palpáveis.

E - Específica, traduzir o que se quer de fato.

T - Tempo, deve ser definido um horizonte de tempo para atingimento.

A - Alcançável, o atingimento deve estar dentro das possibilidades.

S - Significado Pessoal, dever está em linha com sua visão, missão e valores.

5. Supere dificuldades 

O alvo aqui é transpor barreiras, superar obstáculos, não desistir diante de adversidade, de nada adianta ficar reclamando por não ter tempo ou recursos, por exemplo, no meio organizacional enfrenta a escassez de recursos. Ninguém tem recursos em abundância ao seu redor e disponíveis a toda hora. Na verdade, as empresas estão contratando menos pessoas para fazer ainda mais trabalho. Nós todos experimentamos a situação onde o número de empregados é reduzido e o trabalho é distribuído entre aqueles que permanecem. Neste contexto, para prover a proeza de ser um bem sucedido superador de dificuldades e obstáculos, o foco deve ser nas soluções e para isso você pode contar com a cadeia de ajuda (peça ajuda aos outros sem vergonha) e com a aquisição de novos conhecimentos. 

Não seja mais uma vitima do looping do fracasso, entenda que a procrastinação é um mal, por isso trace suas metas de forma consciente e as monitore forma efetiva. Siga em frente e muito sucesso!

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[1]  PEP P&C - Planejamento Estratégico Pessoal aplicado a Carreira e à Vida Pessoal. Método desenvolvido por Fabio Arruda.