terça-feira, 1 de janeiro de 2019

Matriz de Relevância X Urgência: Aprenda usar e baixe modelo grátis


Vamos tratar neste artigo de mais uma ferramenta de gestão, você está preparado para conhecer mais uma técnica que pode ser aplicada em sua empresa? Sim, então fique conosco, leia o texto até o fim e baixe a ferramenta prontinha para ser utilizada e apresentada para o público alvo de seu negócio, qualquer que seja o seu público alvo, pois a ferramenta é escalável e pode ser aplicada a qualquer tipo de negócio.


Como diz a música Lutar pelo que é meu interpretada por Charles Brown Jr, “Cada escolha é uma renúncia, isso é a vida”. Mas como fazer as melhores escolhas? Como saber que o item renunciado é de menor impacto ou potencial?


O processo decisório é uma das principais funções dos gestores, empreendedores e profissionais de mercado, porém neste mundo de alta velocidade, grande número de informações, multidisciplinaridade de funções, processos simultâneos e tudo acontecendo ao mesmo tempo é fácil se perder, se tornar improdutivo ou ainda paralisar diante de decisões. A resposta para ter êxito neste contexto é saber priorizar!

A organização e classificação de projetos, processos, tarefas e ações é uma das mais conhecidas técnicas de administração de recursos para se obter êxito no processo decisório, onde se busca cada vez mais maximizar os lucros e diminuir os custos através da produtividade. Hoje apresentaremos a “Matriz de Relevância X Urgência”, trata-se de uma ferramenta de priorização que pode ser utilizada em projetos de concepção e processos organizacionais de qualquer tipo de operação.

O que pode ser priorizado?
- Ideias a serem implementas após sessão de brainstorming;
- Conjunto de projetos a serem implementados na empresa;
- Demandas de clientes sobre produtos;
- Ações para correção de auditorias internas ou externas;
- Processos a serem implementados na empresa;
- Lista de investimentos a serem realizados;
- Conjunto de problemas presentes na organização;
- Lista de atividades a serem realizadas por determinada equipe;
- Qualquer outro processo que exija avaliação para eleição de itens a serem implementados em projetos e processos.

A matriz de priorização é uma ferramenta visual que pode ser usada em qualquer tipo de organização que visa a produtividade e maior assertividade no processo de tomada de decisão é uma maneira fácil de direcionar tarefas em 4 níveis de prioridade. A grande vantagem de utilizar a matriz é que ela auxilia o gestor a avaliar de forma qualitativa e quantitativa os problemas da empresa, tornando possível priorizar as ações corretivas e preventivas para o solucionar totalmente ou parcialmente o problema. As aplicações e utilização são fáceis, e serão explicadas detalhadamente a seguir.


Perspectivas da priorização



Relevância X Urgência 
O método de priorização leva em consideração o impacto destes dois elementos sobre os processos e projetos.






- Relevância:  é uma característica atribuída a tudo que seja de fundamental importância, ou seja, que traga resultados positivos e sustentáveis para implementação de projetos ou em melhorias de processos organizacionais.
Na matriz pode ser priorizado como sendo de baixa, média ou alta relevância.

- Urgência: é uma situação que exige uma tomada de decisão imediata a fim de evitar efeitos indesejados ou para obter ganhos rápidos na implementação de projetos ou em melhorias de processos organizacionais.
Na matriz pode ser priorizado como sendo de baixa, média ou alta urgência.

Passo-a-passo
1. Levante os dados: liste os problemas, atividades, processos, ideias, soluções ou projetos com dificuldade em sequenciar nos projetos e processos.

2. Faça a priorização: enquadre cada um dos elementos levantados em cada quadrante de 1 á 4 levando em consideração as perspectivas da priorização de relevância e urgência para o processo ou projeto avaliado.

3. Compartilhe sua priorização: priorizar é um processo essencialmente qualitativo que deve ser observado os impactos em 360º quanto as partes interessadas e os resultados esperados do projeto ou processo, assim, vale a máxima de que duas ou mais cabeças pensam melhor que uma;

4. Valide a priorização: a priorização é um meio para tomada de decisão, assim as informações devem ser escalada dentro da organização conforme o nível de autonomia de cada assunto, a ferramenta já é realizada em formato de apresentação para facilitar esta etapa e evitar retrabalho.

5. Implemente item priorizado: por fim, visualize os itens de maior relevância e trace um plano de ação para monitoramento e implementação dos itens priorizados.

"O relevante é raramente urgente e o urgente é raramente relevante".

Não é culpa sua! você realmente tem muitas coisas para fazer e tudo ao mesmo tempo, mas não deixe as coisas urgentes (ficar só apagando fogo no dia-a-dia) atropelar as atividades realmente relevantes que agreguem valor ao seu projeto ou processo.
#Priorize!

Baixe aqui um modelos de formulário para registro 
Estamos disponibilizando para baixar gratuitamente um arquivo em apresentação de power point com um modelo para registro e apresentação da priorização de de seus projetos e processos




Para baixar o arquivo
clique aqui!

quinta-feira, 27 de dezembro de 2018

2019 ano comum ou com resultados extraordinários?

2019 chegou! Você tem alguma meta traçada? Você esta psicologicamente comprometido?

Todo início de ano é a mesma coisa, fazemos planos, discutimos objetivos e traçamos metas para o ano que se inicia, mas que com o passar dos dias não são iniciadas ou atingidas. Em 2019 será diferente, este será o ano de resultados extraordinários em sua vida. Leia até o final e envolva-se!


São exemplo de algumas das metas mais populares e não atingidas: 
Fazer mais exercícios físicos;   
Metas não alcançadas geram frustrações e sofrimentos
Fazer uma dieta;      
Emagrecer X’s quilos;
Melhorar a alimentação;
Ler um livro por mês;
Fazer um curso de inglês;              
Reiniciar os estudos (qualquer que seja);
Estudar mais a bíblia;                   
Formar uma poupança;                 
Dedicar mais a vida espiritual;      
Se dedicar mais aos amigos;           
Se casar;
Etc, etc e etc.  


O problema é quando várias metas que são estipuladas no inicio do ano continuam no mesmo lugar onde nasceram, ou seja ficou apenas na imaginação. Quando isso ocorre o sentimento bom de construir o futuro e de melhorar a qualidade de vida dão lugar à sensação de fracasso.

É comum as pessoas até acharem que se comprometem com suas metas, mas nunca conseguem dar o pontapé inicial no planejamento, ficam postergando indefinidamente o dia de começar de fato a fazer o que se propuseram. Quando percebem, o tempo se foi, o ano acabou e junto com ele as possibilidades de colher os benefícios com o atingimento das suas metas.


Quando isso ocorre só resta replanejar as suas metas para o ano seguinte. Conheço varias pessoas que ficam anos e anos neste circulo vicioso, esta é a origem do que chamo de looping do fracasso.

Por isso, a pergunta que fazemos é: Se você resolveu estabelecer determinada meta o que o impediu de atingi-la? A resposta pode esta no processo de definição da meta, muitas metas nascem morta, outro possível problema pode esta relacionado a deficiências ou falta de monitoramento da meta.


1. Meta nascida morta
Diz respeito as metas elaboradas sem sentido, na emoção ou sem alinhamento as expectativas futuras da própria pessoa. Abaixo segue 5 quesitos eficazes para elaboração de boas metas.

Quesitos para elaboração de Metas:
M - Mensurável expressa em numero ou em ações palpáveis.
E - Específica, deve traduzir o que se quer de fato.
T - Tempo deve ser definido um horizonte de tempo para atingimento de sua meta.
A - Alcançável, o atingimento deve estar dentro das possibilidades, mas também deve proporcionar desafio.
S - Significado Pessoal dever está em linha com sua visão, missão e valores.



2. Meta não monitorada

Após a definição da sua meta é preciso também instituir aquilo que chamamos de pontos de verificação ou simplesmente monitoramento da meta. Diz respeito ao acompanhamento evolutivo da meta, para sua meta não ficar perdia no universo é importante que ela esteja escrita e disposta em um local visível, além disso a cada 30 dias é necessário responder para você mesmo as 5 perguntinhas abaixo:

Check list da Meta
1. Minha meta esta andando ou esta paralisada?   
2. De 1 á 10, quanto estou comprometido com minha meta? 
3. Que evidencias eu tenho para comprovar que a meta esta evoluído? 
4. Qual o próximo passo para continuar rumo a minha meta?
5. Quando vou saber que atingi minha meta?

Não seja mais uma vitima do looping do fracasso, trace suas metas de forma consciente e as monitore de forma efetiva. Este é o segredo para transformar seus sonhos (desejos, vontades e anseios) em metas palpáveis e atingíveis neste próximo ano. Permita-se passar por esta experiência simples e transformadora.

Que 2019 seja um ano repleto de resultados extraordinários e sustentáveis. #Avante!

Se você gostou deste texto, poderá gostar também de: Planejamento Estratégico Pessoal (PEP.C&P)