domingo, 21 de outubro de 2012

PDCA aplicado em reuniões é garantia de efetividade produtividade

Reuniões de trabalho servem para definir metas, monitorar desempenho, avaliar implementação, avaliar a performance, aproximar equipe, tomar decisões em grupo, decidir, criar, trocar ideias, falar de experiências, apresentar hipóteses, priorizar atividades, avaliar projetos, validar processos, definir procedimentos, escolher métodos, medir eficiência e eficácia, validar assuntos, realizar deliberações, reconhecer e solucionar problemas, atender clientes, alinhar a rota e mais, muito mais.

Como vimos as reuniões são de extrema importância para universo corporativo, pois fazem fluir os processos através de um conjunto sistematizado de ações e alinhamentos, porém estão no topo da lista de coisas que mais desperdiçam tempo no trabalho, e isso ocorre por serem muitas vezes mal preparadas e conduzidas. Nosso tempo este cada vez mais escasso, mas por outro lado, as reuniões parecem estar sempre mais longas e frequentes.

A falta de planejamento, delimitação previa e a banalização das reuniões fazem com que profissionais vão para reuniões sem uma agenda, sem saber o que vai ser discutido, autonomia necessária, o tempo de duração, quais são os objetivos do encontro e às vezes nem mesmo sabem ao certo o local da reunião. Isso tudo junto vai lavar sem duvidas alguma ao fracasso e improdutividade do encontro, que na soma de tudo é tempo "jogado no lixo".

A boa noticia!

Conduzir reuniões eficientes no ambiente de trabalho é um desafio constante e necessário para qualquer organização que deseja ter mais produtividade no seu dia-a-dia. Para tornar as reuniões efetivas e produtivas desenvolvi um check list baseado no método do PDCA que destaca todos os passos, que vão da fase de pré reunião, passando pela infraestrutura necessária, condutas esperadas no momento da reunião e ações de pos-reunião.

O PDCA é aplicado para se atingir resultados dentro de um sistema de gestão e pode ser utilizado em qualquer empresa de forma a garantir o sucesso nos negócios, independentemente de sua área de atuação. O ciclo começa pelo planejamento, em seguida a ação ou conjunto de ações planejadas são executadas, checa-se se o que foi feito estava de acordo com o planejado, constantemente e repetidamente (ciclicamente), e toma-se uma ação para eliminar ou ao menos mitigar defeitos no produto ou na execução de processos. Aplicamos este sistema em um check list que são passos para garantir efetividade e produtividade nas reuniões. Conheça abaixo.

Check list do PDCA aplicado para Reunião


PLAN (Pré-reunião)
• Elaborar pauta prévia;
• Definir os participantes obrigatórios e desejáveis;
• Definir data e local da reunião;
• Definir pauta (priorizada e cronogramada) e resultados esperados da reunião;
• Enviar pauta definitiva para todos os participantes com cópia para pessoas-chaves e gestores;
• Distribuir material para leitura prévia ou ata anterior (quando necessário);
• Estudar o material e elaborar material de apoio;
• Ensaiar / preparar-se para a condução;
• Reservar a sala ou auditório;
• Definir mesas e instalações conforme necessidade da reunião;
• Reservar equipamentos necessários (som, imagem e iluminação);
• Quando aplicável solicitar com antecedência lanches, coffee break, água e etc;

DO (Durante a reunião)
• Chegar no mínimo meia hora de antecedência no local programado;
• Verificar a sala, infraestrutura, equipamentos e testar som, links e visualização da apresentação no local;
• Quando aplicável, distribuir materiais de apoio, como papel e canetas;
• Começar e terminar no horário;
• Informar os procedimentos de segurança (rota de fuga, recursos disponíveis e contatos necessários em caso de emergência) e localização dos banheiros;
• Combinar as regras da reunião quanto a condutas gerais, utilização de computadores/celulares pausas etc;
• Seguir o tempo pré-estipulado para cada subitem;
• Abrir a reunião com um resumo do que será discutido;
• Definir papéis de relator (registros/ata) e cronometrista (atento aos horários);
• Seguir a pauta, encerrando um assunto antes de iniciar outro;
• Promover intervalos a cada 2 horas, no máximo;
• Envolver todos os participantes (não deixar ninguém disperso);
• Certificar-se de que todos estão conscientes das decisões tomadas;
• Agendar a reunião seguinte (caso necessário);

CHECK (Pós-reunião)
• Certificar-se de que todos os assuntos discutidos constam na ata;
• Enviar aos interessados o mais rápido possível a ata com ações, responsáveis e prazos.

ACT (Melhoria)
• Fazer uma analise critica sobre o andamento dos temas discutidos na reunião;
• Pedir a um dos participantes que lhe dê um feedback sobre sua condução;
• Encaminhar as ações que ficaram sob sua responsabilidade;
• Reiniciar todos os passos para a próxima reunião.

Sirva-se! Aplique o check list do PDCA nas suas reuniões e prepare para conhecer resultados surpreendentes e sustentáveis.

18 comentários:

  1. Adorei esse post! Salvei nos meus favoritos pra não perder teu link pois sempre tens post fantásticos.

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  2. medidas simples que na maior parte do tempo não são seguidas!

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  3. Olá Fabio,
    Muito bom!
    Se esses passos fossem seguidos nas reuniões de condomínio acredito que elas despertariam o interesse da maioria dos condôminos e seriam muito mais produtivas.

    Abs.
    Jésus Lopes
    Consultor Condominial
    http://condominioconsultoria.blogspot.com.br/

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  4. Sem dúvida, aplicável e com bons resultados.

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  5. Gostei, roubartilhei, rsrsrsr, nós sabemos como fazer, mas ter um check list, é mara, sem dúvida colabora e ajuda muito o condutor da reunião, não só os administradores e diretores, mas todos os responsáveis de equipes!!! abraço!

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  6. Oi Fábio,

    Já trabalhamos aqui na Apae de Americana, com ISO 9001 desde 2001, em todos os processos temos o PDCA, sou Administradora e RD, achei muito boa a ideia de trabalhar e otimizar o tempo em reuniões usando essa ferramenta. Vou copiar.
    Um abço.

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  7. Dá pra ver que não existe reunião improdutiva e sim sem programação.

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  8. Muito bom Fábio! Colocarei em prática nas minhas próximas reuniões.

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  9. Muito boa e perfeitamente aplicável. Se autorizar, vou multiplicar parte desse material para alguns profissionais com quem interajo, salvaguardando os devidos créditos. Parabéns!

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  10. O melhor Site que Já vi até o momento!! Agrega muito .....Parabéns Fabio

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  11. Fabio também considero um dos melhores site, por nos possibilitar ferramentas de controle uteis que podemos inserir em nosso local de trabalho e na vida pessoal também, e ainda de qualidade sem nenhum custo. Parabéns e muito obrigada.

    Irane

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  12. Já enviei o link de seu site para a maior parte dos que sei que com certeza vão se interessar pelos assuntos aqui destacados. Excelente material principalmente para estudantes da área e também para o público que deseja dar um UP em suas carreiras. Parabéns.

    Antônio Fernandes

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