Taxionomia da Competência

Competência é tomar a iniciativa, utilizar suas habilidades e assumir a responsabilidade diante das situações profissionais com as quais nos deparamos. Envolve aspectos cognitivos, técnicos e comportamentais.

Matriz de Relevância X Urgência: Aprenda usar e baixe modelo grátis

Vamos tratar neste artigo de mais uma ferramenta de gestão, você está preparado para conhecer mais uma técnica que pode ser aplicada em sua empresa? Sim, então fique conosco, leia o texto até o fim e baixe a ferramenta prontinha para ser utilizada e apresentada para o público alvo de seu negócio, qualquer que seja o seu público alvo, pois a ferramenta é escalável e pode ser aplicada a qualquer tipo de negócio.

Como diz a música Lutar pelo que é meu interpretada por Charles Brown Jr, “Cada escolha é uma renúncia, isso é a vida”. Mas como fazer as melhores escolhas? Como saber que o item renunciado é de menor impacto ou potencial?

O processo decisório é uma das principais funções dos gestores, empreendedores e profissionais de mercado, porém neste mundo de alta velocidade, grande número de informações, multidisciplinaridade de funções, processos simultâneos e tudo acontecendo ao mesmo tempo é fácil se perder, se tornar improdutivo ou ainda paralisar diante de decisões. A resposta para ter êxito neste contexto é saber priorizar!

A organização e classificação de projetos, processos, tarefas e ações é uma das mais conhecidas técnicas de administração de recursos para se obter êxito no processo decisório, onde se busca cada vez mais maximizar os lucros e diminuir os custos através da produtividade. Hoje apresentaremos a “Matriz de Relevância X Urgência”, trata-se de uma ferramenta de priorização que pode ser utilizada em projetos de concepção e processos organizacionais de qualquer tipo de operação.

O que pode ser priorizado?

- Ideias a serem implementas após sessão de brainstorming;

- Conjunto de projetos a serem implementados na empresa;

- Demandas de clientes sobre produtos;

- Ações para correção de auditorias internas ou externas;

- Processos a serem implementados na empresa;

- Lista de investimentos a serem realizados;

- Conjunto de problemas presentes na organização;

- Lista de atividades a serem realizadas por determinada equipe;

- Qualquer outro processo que exija avaliação para eleição de itens a serem implementados em projetos e processos.

A matriz de priorização é uma ferramenta visual que pode ser usada em qualquer tipo de organização que visa a produtividade e maior assertividade no processo de tomada de decisão é uma maneira fácil de direcionar tarefas em 4 níveis de prioridade. A grande vantagem de utilizar a matriz é que ela auxilia o gestor a avaliar de forma qualitativa e quantitativa os problemas da empresa, tornando possível priorizar as ações corretivas e preventivas para o solucionar totalmente ou parcialmente o problema. As aplicações e utilização são fáceis, e serão explicadas detalhadamente a seguir.

Perspectivas da priorização

Relevância X Urgência 

O método de priorização leva em consideração o impacto destes dois elementos sobre os processos e projetos.

- Relevância:  é uma característica atribuída a tudo que seja de fundamental importância, ou seja, que traga resultados positivos e sustentáveis para implementação de projetos ou em melhorias de processos organizacionais.

Na matriz pode ser priorizado como sendo de baixa, média ou alta relevância.

- Urgência: é uma situação que exige uma tomada de decisão imediata a fim de evitar efeitos indesejados ou para obter ganhos rápidos na implementação de projetos ou em melhorias de processos organizacionais.

Na matriz pode ser priorizado como sendo de baixa, média ou alta urgência.

Passo-a-passo

1. Levante os dados: liste os problemas, atividades, processos, ideias, soluções ou projetos com dificuldade em sequenciar nos projetos e processos.

2. Faça a priorização: enquadre cada um dos elementos levantados em cada quadrante de 1 á 4 levando em consideração as perspectivas da priorização de relevância e urgência para o processo ou projeto avaliado.

3. Compartilhe sua priorização: priorizar é um processo essencialmente qualitativo que deve ser observado os impactos em 360º quanto as partes interessadas e os resultados esperados do projeto ou processo, assim, vale a máxima de que duas ou mais cabeças pensam melhor que uma;

4. Valide a priorização: a priorização é um meio para tomada de decisão, assim as informações devem ser escalada dentro da organização conforme o nível de autonomia de cada assunto, a ferramenta já é realizada em formato de apresentação para facilitar esta etapa e evitar retrabalho.

5. Implemente item priorizado: por fim, visualize os itens de maior relevância e trace um plano de ação para monitoramento e implementação dos itens priorizados.

"O relevante é raramente urgente e o urgente é raramente relevante".

Não é culpa sua! você realmente tem muitas coisas para fazer e tudo ao mesmo tempo, mas não deixe as coisas urgentes (ficar só apagando fogo no dia-a-dia) atropelar as atividades realmente relevantes que agreguem valor ao seu projeto ou processo.

#Priorize!

Baixe aqui um modelos de formulário para registro 
Estamos disponibilizando para baixar gratuitamente um arquivo em apresentação de power point com um modelo para registro e apresentação da priorização de de seus projetos e processos. 




Para baixar o arquivo
clique aqui!

2019 ano comum ou com resultados extraordinários?

2019 chegou! Você tem alguma meta traçada? Você esta psicologicamente comprometido?

Todo início de ano é a mesma coisa, fazemos planos, discutimos objetivos e traçamos metas para o ano que se inicia, mas que com o passar dos dias não são iniciadas ou atingidas. Em 2019 será diferente, este será o ano de resultados extraordinários em sua vida. Leia até o final e envolva-se!

São exemplo de algumas das metas mais populares e não atingidas: 

Fazer mais exercícios físicos;   

Metas não alcançadas geram frustrações e sofrimentos

Fazer uma dieta;      
Emagrecer X’s quilos;
Melhorar a alimentação;

Ler um livro por mês;

Fazer um curso de inglês;              

Reiniciar os estudos (qualquer que seja);

Estudar mais a bíblia;                   

Formar uma poupança;                 

Dedicar mais a vida espiritual;      

Se dedicar mais aos amigos;           
Se casar;
Etc, etc e etc.  

O problema é quando várias metas que são estipuladas no inicio do ano continuam no mesmo lugar onde nasceram, ou seja ficou apenas na imaginação. Quando isso ocorre o sentimento bom de construir o futuro e de melhorar a qualidade de vida dão lugar à sensação de fracasso.

É comum as pessoas até acharem que se comprometem com suas metas, mas nunca conseguem dar o pontapé inicial no planejamento, ficam postergando indefinidamente o dia de começar de fato a fazer o que se propuseram. Quando percebem, o tempo se foi, o ano acabou e junto com ele as possibilidades de colher os benefícios com o atingimento das suas metas.


Quando isso ocorre só resta replanejar as suas metas para o ano seguinte. Conheço varias pessoas que ficam anos e anos neste circulo vicioso, esta é a origem do que chamo de looping do fracasso.

Por isso, a pergunta que fazemos é: Se você resolveu estabelecer determinada meta o que o impediu de atingi-la? A resposta pode esta no processo de definição da meta, muitas metas nascem morta, outro possível problema pode esta relacionado a deficiências ou falta de monitoramento da meta.

1. Meta nascida morta

Diz respeito as metas elaboradas sem sentido, na emoção ou sem alinhamento as expectativas futuras da própria pessoa. Abaixo segue 5 quesitos eficazes para elaboração de boas metas.

Quesitos para elaboração de Metas:
M - Mensurável expressa em numero ou em ações palpáveis.
E - Específica, deve traduzir o que se quer de fato.
T - Tempo deve ser definido um horizonte de tempo para atingimento de sua meta.
A - Alcançável, o atingimento deve estar dentro das possibilidades, mas também deve proporcionar desafio.
S - Significado Pessoal dever está em linha com sua visão, missão e valores.

2. Meta não monitorada

Após a definição da sua meta é preciso também instituir aquilo que chamamos de pontos de verificação ou simplesmente monitoramento da meta. Diz respeito ao acompanhamento evolutivo da meta, para sua meta não ficar perdia no universo é importante que ela esteja escrita e disposta em um local visível, além disso a cada 30 dias é necessário responder para você mesmo as 5 perguntinhas abaixo:

Check list da Meta: 
1. Minha meta esta andando ou esta paralisada?   
2. De 1 á 10, quanto estou comprometido com minha meta? 
3. Que evidencias eu tenho para comprovar que a meta esta evoluído? 
4. Qual o próximo passo para continuar rumo a minha meta?
5. Quando vou saber que atingi minha meta?

Não seja mais uma vitima do looping do fracasso, trace suas metas de forma consciente e as monitore de forma efetiva. Este é o segredo para transformar seus sonhos (desejos, vontades e anseios) em metas palpáveis e atingíveis neste próximo ano. Permita-se passar por esta experiência simples e transformadora.

Que 2019 seja um ano repleto de resultados extraordinários e sustentáveis. #Avante!

Se você gostou deste texto, poderá gostar também de: Planejamento Estratégico Pessoal (PEP.C&P)

40 anos das NRs no Brasil: O que temos para comemorar?

Há 40 anos, exatamente no dia 8 de junho de 1978, o Ministério do Trabalho criava as Normas Regulamentadoras (NRs), uma série de regras voltadas para a prevenção de acidentes e doenças nas empresas brasileiras. Era década de 70, um momento de grande crescimento econômico no Brasil, com a construção das obras de infraestrutura no País. Como não havia uma normatização adequada e as condições de segurança ainda eram precárias, os acidentes de trabalho eram comuns. Estima-se que a cada 7 empregados, 1 sofria acidente de trabalho. Por isso, foi necessária a criação de normas legais em saúde e segurança. Neste período o Brasil foi considerado campeão em números de acidentes no Mundo.

Hoje o Brasil é a quarta nação do mundo que mais registra acidentes durante atividades laborais, atrás apenas da China, da Índia e da Indonésia. Estima-se que foram evitados 8 milhões de acidentes com o advento das NRs.

As Normas Regulamentadoras trouxeram inegáveis avanços para gestão de saúde e segurança das empresas brasileiras e na diminuição do número de acidentes de trabalho, porém muito ainda precisa ser feito no que diz respeito a prevenção. Ainda temos cerca de 720 mil acidentes do trabalho registrado anualmente, gerando cerca de 2500 óbitos. O gráfico abaixo demostra uma ligeira queda no número médio de fatalidades por década. 

Como surgiram as NRs?

A primeira vez que o termo foi utilizado foi no artigo 200 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), com redação dada pela Lei n.º 6.514, de 22 de dezembro de 1977. A aprovação das primeiras NRs, porém, só foi realizada em 1978, quando o então ministério do Trabalho e Emprego (antigo nome da pasta) decidiu padronizar, fiscalizar e fornecer informações sobre os procedimentos básicos das empresas. A princípio eram apenas 28 Normas Regulamentadoras, mas hoje este número está quase na casa das 40.

Como são elaboradas e revisadas as NRs?

Segundo a CLT, cabe ao ministério do Trabalho a elaboração das Normas Regulamentadoras. A Portaria nº 1.127, de 2 de outubro de 2003, determina que elas serão elaboradas seguindo um sistema tripartite paritário, formado por representantes do Governo, dos trabalhadores e dos empregadores, os três com o mesmo peso de decisão. Para criar uma NR, é necessário observar as seguintes necessidades:

• Demandas da sociedade;

• Necessidades apontadas pela inspeção do trabalho;

• Compromissos internacionais;

• Estatísticas de acidentes e doenças.

O processo para criação de uma Norma Regulamentadora precisa seguir alguns passos:

• Definição dos temas a serem discutidos;

• Elaboração do texto técnico básico;

• Publicação do texto técnico básico no Diário Oficial da União (DOU);

• Instalação do Grupo de Trabalho Tripartite (GTT);

• Aprovação e publicação da Norma no DOU.

Onde as NRs são aplicáveis?

Todas as empresas que possuem empregados sob o regime da CLT devem seguir as Normas Regulamentadoras. Isso inclui empresas privadas e públicas, órgãos públicos da administração direta e indireta e também os órgãos dos poderes legislativo e judiciário. Todas as atuais 36 NRs podem ser acessadas pelo seguinte endereço eletrônico: http://trabalho.gov.br/seguranca-e-saude-no-trabalho/normatizacao/normas-regulamentadoras.

Resumo: Avançamos, mas muito ainda precisa ser feito no campo da prevenção de acidentes. Não nos contentamos em ficar em quarto lugar (quanto menor melhor)! 

Comente aqui: o que você acha que precisa ser feito? 

Fontes:

1. ARRUDA, A. S. Fabio. A contribuição da capacitação em saúde e segurança como estratégia de prevenção de acidentes do trabalho. UNINTER: Fortaleza, 2016.

2. BRASIL. Portaria nº 3214 de 08 de junho de 1978. Normas Regulamentadoras do Ministério do Trabalho. Brasília: MTE, 1978. 

3. BENSOSSAN, Eddy. Manual de Higiene, Segurança e Medicina do Trabalho. São Paulo: Atheneu, 2017.

Por que empregados comprometidos se acidentam?

Grandes avanços foram alcançados na gestão de segurança no trabalho no que diz respeito aos aspectos ambientais, tecnológicos, legais e organizacionais nos últimos anos e isso fez com que os índices de acidentes fossem reduzidos de forma significativa no Brasil e no mundo. 

No entanto, os acidentes ainda acontecem e deixam líderes e profissionais da prevenção preocupados e com respostas divergentes na tentativa de elucidar as questões baixo.

1. Por que as empresas tem tantos programas de prevenção, procedimentos, investimento em tecnologia e em sistema de gestão, mas ainda continuam alto índice de acidentes de trabalho?
2. Por que empregados comprometidos que passaram por treinamentos introdutórios, treinamentos de reciclagem periódica, mobilizações e DSS se envolvem em acidentes de trabalho?
3. O que ainda podemos fazer para evitar acidentes de trabalho?

 As respostas para estas questões estão relacionadas aos fatores humanos.

                                                                                                                                  

Chamamos de “comportamento de risco” atos, atitudes e ações cotidianas que abrangem o comportamento de cada indivíduo dentro de uma situação. No ambiente laboral, consideramos os comportamentos dos trabalhadores perante os serviços diários. Tais ações podem gerar incidentes ou mesmo graves acidentes, colocando em risco a saúde e integridade física dos trabalhadores. É importante que você entenda que o comportamento de risco é algo individual, ou seja, ele varia de pessoa a pessoa, pois ele depende diretamente das ações de cada um. Isso significa que sempre que você ou um colega de trabalho ou um visitante se comportar provocando um incidente ou agir de forma não segura, ele está pondo em prática o comportamento de risco.

A Teoria da Compensação do Risco desenvolvida por John Adams é uma teoria do comportamento social, a compensação do risco descreve o efeito que acontece quando as pessoas percebem uma mudança nos riscos que enfrentam. A Teoria de Compensação de risco afirma que as pessoas fazem ajustes ao seu comportamento de acordo com a percepção do nível de perigo e que, na maioria das vezes, quando estes perigos são percebidos a ser menor, as pessoas tendem a ser mais ousadas. A sensação de que eles estão mais seguros, tornando-os menos cauteloso em suas ações em busca de algum tipo de recompensa, muitas vezes podem gerar acidentes. 

Elementos da Teoria

Percepção do Perigo - Capacidade de interpretar os perigos nas atividades cotidianas  e desenvolver medidas de controle;

Propensão a Correr Riscos -  Tendência de realizar ação ou omissão que gera maior exposição aos riscos;

Recompensas - Obtenção de algum tipo de benefício pela ação ou comportamento;

Acidentes -  Perdas pessoais, financeiras, materiais ou ambientais;

Comportamento Equilibrado - Procedimento de alguém face a estímulos ou a sentimentos e necessidades ou uma combinação de ambos.

Exemplo da Aplicação da Teoria

Descrição: João Paulo é um soldador com 10 anos de experiência, seu supervisor, ás 15h o Sr Ricardo lhe informa que existe uma entrega importante para aquela tarde de sexta-feira e que lhe exigiria mais dedicação e a realização de algumas horas adicionais, mas se ele concluísse com êxito a tarefa na sexta, poderia ficar o sábado todo de folga.

Percepção do Perigo - João Paulo conhece bem as atividades de solda, trabalha em uma baia sozinho e acredita que nada pode ocorrer de errado (autoconfiança);

Propensão a Correr Riscos -  Joao teve um estimulo para correr riscos e tem a convicção de que nada dará errado (motivo para se expor mais);

Recompensas - Passar o sábado todo de folga lhe parecia muito bom, tempo para futebol, amigos e até mesmo passar a tarde toda com a namorada (percepção de ganho);

Comportamento Equilibrado - Alguns passos mais demorados do procedimento de solda foram negligenciados (descumpriu procedimentos);

Acidente -  As 16:30h o Sr Ricardo foi avaliar a evolução do trabalho do João Paulo e foi atingido por fagulhas de solda, pois para ganhar tempo João Paulo não colocou o biombo de proteção (lesão pessoal).

Comportamento de Risco mais Frequentes

- Realizar intervenção em máquinas, equipamentos e sistemas sem bloqueio de energia;

- Improvisar ferramentas, acessórios pata execução de trabalho “gambiarras”;

- Realizar atividades sem estar autorizado e capacitado;

- Negligenciar procedimentos de segurança;

- Realizar intervenção em máquinas, equipamentos e sistemas sem bloqueio de energia;

- Sentir muito seguro e subestimar as normas de segurança (autoconfiança);

- Burlar sistemas proteção de máquinas, equipamentos e sistemas;

- Ultrapassar a capacidade de sistemas e equipamentos;

- Levantar peso de forma ergonomicamente incorreta;

- Realizar ultrapassagem em local proibido;

- Dirigir em alta velocidade;

- Realizar brincadeiras de mau gosto dentro do ambiente de trabalho;

- Utilização de ferramentas e equipamentos defeituosos;

- Desatenção ou ritmo acelerado de trabalho.

Como educar as pessoas? Como comprometê-las com o processo? Como melhorar o controle dos riscos? Como motivar para a prevenção?

O comportamento seguro de um trabalhador, de um grupo ou de uma organização é definido como sendo a capacidade de identificar e controlar os riscos presentes numa atividade no presente, de forma a reduzir a probabilidade de ocorrências indesejadas no futuro, para si e para os outros. É esta competência que deve ser desenvolvida e estimulada nos processos educativos para que os comportamentos seguros sejam mais frequentes nas frentes de trabalho, as ações de conscientização, fiscalização e gestão por consequência também são importante para eliminar os comportamentos de riscos e privilegiar o comportamento seguro nas organizações como forma de prevenção de acidentes do trabalho.

A preocupação com prevenção de acidentes do trabalho deve estar nas pautas estratégicas de todos na empresa, pois estamos falando de preservar a integridade das pessoas, principal ativo das organizações.

Referência:

ADAMS, J. O Risco. São Paulo: Editora Senac, 2011

Evolução do Pensamento Administrativo

A administração é um ramo das ciências humanas que se caracteriza pela aplicação prática de um conjunto de princípios, normas e funções dentro das organizações. É praticada especialmente nas empresas, sejam elas públicas, privadas, mistas ou outras. Administração também pode ser encarada como sendo o ato de administrar ou gerenciar negócios,  pessoas ou recursos, com o objetivo de alcançar metas definidas. É uma palavra com origem no latim “administratione”, que significa “direção, gerência”. 

O significado e o conteúdo da Administração sofreram uma formidável ampliação e aprofundamento através das diferentes teorias do pensamento administrativo. O conteúdo do estudo da Administração varia de acordo com a teoria ou escola considerada. Cada autor da Administração tende a abordar as variáveis e assuntos típicos da orientação teórica de sua escola ou teoria.

Variáveis Básicas na Teoria Geral da Administração

A Teoria Geral da Administração (TGA) estuda a Administração das organizações e empresas do ponto de vista da interação e interdependência entre as cinco variáveis principais: tarefa, estrutura, pessoas, tecnologia e ambiente. Elas constituem os principais componentes no estudo da Administração das organizações e empresas. O comportamento desses componentes é sistêmico e complexo: cada um influencia e é influenciado pelos outros. Modificações em um componente provocam modificações em maior ou menor grau nos demais. O comportamento de seu conjunto é diferente da soma dos comportamentos de cada componente considerado isoladamente. Na realidade, a adequação e integração entre essas cinco variáveis constitui o desafio da Administração. 

O pensamento administrativo começou com a ênfase nas tarefas (atividades executadas pelos operários em uma fábrica), através da Administração Científica de Taylor. A seguir, a preocupação básica passou para a ênfase na estrutura com a Teoria Clássica de Fayol e com a Teoria da Burocracia de Weber, seguindo-se mais tarde a Teoria Estruturalista. A reação humanística surgiu com a ênfase nas pessoas, por meio da Teoria das Relações Humanas, mais tarde desenvolvida pela Teoria Comportamental e pela Teoria do Desenvolvimento Organizacional. A ênfase no ambiente surgiu com a Teoria dos Sistemas, sendo completada pela Teoria da Contingência. Esta, posteriormente, desenvolveu a ênfase na tecnologia. Cada uma dessas cinco variáveis - tarefas, estrutura, pessoas, ambiente e tecnologia provocou a seu tempo uma diferente teoria administrativa, marcando um gradativo passo no desenvolvimento da TGA. Cada teoria administrativa privilegia ou enfatiza uma ou mais dessas cinco variáveis.

Teorias em 2017

As rápidas pinceladas a respeito dos gradativos passos da TGA mostram o efeito cumulativo e gradativamente abrangente das diversas teorias com suas diferentes contribuições e diferentes enfoques.

Ainda hoje, todas as teorias administrativas são válidas, embora cada qual valorize uma ou algumas das cinco variáveis básicas. Na realidade, cada teoria administrativa surgiu como uma resposta aos problemas empresariais mais relevantes de sua época. E, neste caso, todas elas foram bem-sucedidas ao apresentarem soluções específicas para tais problemas. De certo modo, todas as teorias administrativas ainda são aplicáveis às situações atuais, e o administrador precisa conhecê-las bem para ter à sua disposição um leque de alternativas adequadas para a situação.

Administração se transforma

A medida que a Administração se defronta com novas situações que surgem no decorrer do tempo, as doutrinas e teorias administrativas precisam adaptar suas abordagens ou modificá-las para continuarem úteis e aplicáveis. Isso explica, em parte, os gradativos passos da TGA no decorrer dos tempos e a gradativa abrangência e complexidade que acabamos de discutir.

O pensamento administrativo está continuamente se expandindo e se ampliando, levando o leitor a uma dificuldade de se familiarizar, mesmo que superficialmente, com uma amostra representativa da literatura sobre a Administração.

Referências:

CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à Teoria Geral da Administração 8ªed. São Paulo: Campus, 2011

DRUCKER, P. F. Uma Era de Descontinuidade, Rio de Janeiro: Zahar Editores, 1970

Cargos Gerencias em 3D

Três Dimensões...
O mercado de trabalho, as organizações e o mundo de uma forma geral vivem em constantes e radicais mudanças e isso exige, a cada dia mais, que os líderes tenham capacidade de adaptação a diversos ambientes e situações. O nível de exigência por parte dos clientes, fornecedores, sociedade e demais stakeholders é a cada dia maior e mais intenso. O papel da liderança consiste em influenciar pessoa afim de que os mesmo alcancem suas metas propostas. 

A liderança pode ser definida como a capacidade de influenciar um grupo em direção ao alcance de objetivos. A origem dessa influência pode ser formal, como a conferida por um alto cargo na organização ou informal. A gestão contemporânea de pessoas inseridas em um contexto de mudanças requer características e habilidades específicas de liderança, pois o líder é o elo central que articula os processos.

Muitos estudiosos, teóricos e pesquisadores buscaram definir e detalhar o conteúdo dos cargos gerenciais ao longo da história, mas na contra-mão destes, Rosemary Stewart não procurou interpretar o conteúdo dos cargos gerenciais, mas sim, verificar como pode ser estudado os cargos gerências, ela não diz qual o trabalho dos gerentes, mas como se pode traduzi-lo.

Rosemary Stewart desenvolveu um esquema para ajudar a compreender a natureza genérica dos cargos gerenciais e as diferenças entre eles, e que pode ser usado para analisar um cargo em particular e a forma como um indivíduo o desempenha. Em seu esquema, os cargos gerenciais têm três dimensões:  

Detalhamento das três dimensões:

1) Exigências: são as tarefas que o ocupante de qualquer cargo gerencial deve necessariamente desempenhar, porque fazem parte intrínseca de sua natureza ou constam de sua descrição. Exemplos: atingir certos padrões de desempenho, manter certos contatos, participar de certos tipos de reuniões, ou cumprir determinadas obrigações burocráticas ou legais.

2) Restrições: são os fatores internos ou externos à organização, que limitam o que o ocupante do cargo pode fazer. Podem originar da legislação, da limitação de recursos, das instalações, do ritmo de trabalho de outras unidades, entre outros. Exemplos: pagamento de impostos, jornada de trabalho, falta de mão-de-obra qualificada em uma determinada região, período chuvoso e etc.

3) Escolhas: são as atividades que o ocupante do cargo pode realizar, mas não é obrigado a realizar. As escolhas relacionam-se tanto ao tipo de trabalho quanto à forma de desempenhá-lo. Escolhas, em resumo, são as decisões que o gerente toma. Exemplos: tarefas que o gerente pode delegar a subordinados, as habilidades que ele prefere aprimorar, forma ou meio selecionado para se obter resultados e etc.

A contribuição mais importante para a compreensão do papel dos gerentes no esquema desenvolvido pela professora Stewart é a noção de que os cargos diferem entre si pela sua natureza intrínseca e pelo fato de que, ao desempenhá-los, os ocupantes escolhem o que fazer e a maneira de fazer, isso que define o estilo gerencial.

Quem foi Rosemary Stewart?

Rosemary Stewart nasceu em Londres em 20 de dezembro de 1924 e estudou em Sussex/Ingraterra, embora tenha completado sua escolaridade no Canadá e, depois de um breve período como secretária, se formou em economia pela University of British Columbia, em Vancouver. Voltando à Inglaterra no final da guerra, estudou filosofia social na London School of Economics e concluiu um doutorado em estudos de gestão.

Em 1956, a Dra. Stewart tornou-se pesquisadora no Acton Society Trust - uma pequena organização independente especializada em problemas de grandes organizações e responsabilidade em indústrias recentemente nacionalizadas - onde ela mais tarde assumiu o cargo de diretora. Uma década mais tarde, ela se tornou uma das primeiras pessoas (no comportamento organizacional) no Centro de Oxford para Estudos de Gestão, e desempenhou um papel importante no desenvolvimento da disciplina dentro da universidade. Ela passou a ser tutora (1977-78) e, em seguida, decana (1983-85) e fundou o Oxford Health Care Management Institute em 1996 e obeteu o titulo de PhD na Suécia.

Rosemary Stewart foi uma pesquisadora comprometida até o fim de sua vida (faleceu em 15 junho de 2015), estudou principalmente o trabalho gerencial e o comportamento na area de serviço, indutria, comercio e saúde. Os frutos de suas pesquisas foram retratados em 17 livros, sendo os amis aclamados:  A Realidade das Organizações: Um Guia para Gerentes (1972), Choices for the Manager: Guia de Trabalho Gerencial e Comportamento (1982) e, mais famosa, The Reality of Management (terceira edição, 1997).

  

Referências:

REISZ, M. Rosemary Stewart, 1924-2015. Noruega: Times Higher Education, 2015. FERNANDES, A. Administração inteligente: novos caminhos para as organizações do século XXI. São Paulo: Futura, 2001.

Mapeamento e Modelagem de Processos: Aprenda usar e baixe grátis

Toda organização é formada por uma imensidade de processos, sejam de entrada (necessidades, requisitos, insumos e etc), de processamento (atividades meio e fins que agregam valor aos produtos e serviços) ou ainda de saída (produtos e serviços que são a finalidade das organizações). 

Para enxergar e identificar processos das empresas é preciso uma análise que verifique quais são os processos essenciais (relacionado ao foco da empresa), e quais são os processos auxiliares, verificando como a empresa realiza sua função desde o primeiro contato com o cliente até a entrega e avaliação do produto/serviço. Os processos são muito importantes, pois é através deles que as empresas exercem suas funções e atingem seus objetivos organizacionais.

Mas o que é um processo?

O Processo é um grupo de atividades produzidas em sequência gradativa e que produz um bem de serviço. O processo também pode ser definido como a união de ações onde existe um começo, um meio e um fim. Porém, é importante ressaltar que este “começo” não necessariamente é algo material, podendo ser uma informação, por exemplo. É por meio dos processos que as empresas exercem suas funções, conquistam seus respectivos objetivos e gerenciam suas atividades de maneira eficaz. 

"Um processo é um grupo de atividades realizadas numa sequência lógica com o objetivo de produzir um bem ou um serviço que tem valor para um grupo específico de clientes" (CHAMPY; 1994)

Neste contexto, gerir os diferentes processos de um negócio é uma tarefa essencial para o sucesso da empresa, mas nem sempre os gestores conseguem gerir efetivamente esses processos, muitas vezes pelas dúvidas em cada um dos passos da gestão, pela falta de visibilidade do grau de criticidade das tarefas ou ainda pela falta encadeamento logico do funcionamento dos processos. Para suprir todas estas dificuldades, existe o Mapeamento de Processo, que é uma ferramenta gerencial e de comunicação que tem a finalidade de ajudar a melhorar os processos existentes ou de implantar uma nova estrutura voltada para processos.

Conceitos Básicos para Mapeamento de Processos

Macroprocesso - O macroprocesso é o meio pelo qual a organização reúne os grandes conjuntos de atividades para gerar valor e cumprir a sua missão. Dentro do macroprocesso estão as funções de organização, e é essencial que elas estejam sempre alinhadas aos objetivos organizacionais da sua empresa. Ex: Gerir manutenção; Gerir Fornecedores; Gerir Pessoas e etc.

Processos - Os processos são de tarefas sequenciais que agregam valor, recebe entradas, transformando-as em resultados para a empresa. Os processos devem ter o começo e o fim determinados, além de contar como ações lógicas e claras para gerar os resultados de forma independente. Ex: Realizar manutenção corretiva; Pagar Fornecedores; Realizar Recrutamento & Seleção e etc.

Tarefas - As tarefas são processos só que em um nível superior de detalhamento, também são chamados de sub-processos. Dessa forma, as tarefas demonstram as atividades sequenciais, e também as interdependentes, e os fluxos de trabalho suficientes e necessários para que cada processo da organização seja executado. Ex: Selecionar ferramentas; Arquivar depósitos de pagamentos; Especificar requisitos mínimos a vaga de contratação e etc.

Atividades - As atividades na definição de Gestão de Processos é a ação executada, ou seja, é a ação que dá suporte aos objetivos da empresa. Podemos simplificar relacionando as atividades a “o quê” será feito e “como” isso será feito ao longo dos processos.

                      

Mapeamento e Modelagem de Processos

O mapeamento de processos é o entendimento de processos já existentes, através da sua descrição e de seu desenho, assim como identificação sua inter-relação. É extremamente útil às empresas, visto que com ele conseguem ter uma visão mais ampla e clara da organização. O diagrama é usado no mapeamento de processos com simbologia específica, que representa o sequenciamento das atividades de um processo. Podem, também, apresentar quem são os responsáveis por estas atividades.

O mapeamento também auxilia a empresa a enxergar claramente os pontos fortes, pontos fracos (pontos que precisam ser melhorados tais como: complexidade na operação, reduzir custos, gargalos, falhas de integração, atividades redundantes, tarefas de baixo valor agregado, retrabalhos, excesso de documentação e aprovações), além de ser uma excelente forma de melhorar o entendimento sobre os processos e aumentar a performance do negócio. Hoje em dia, existem softwares específicos para mapeamento e modelagem de processos disponíveis no mercado, dais como: ARIS, Microsoft Visio, BizAgi Modeler, ARPO Process Modeler, ferramentas da Proforma Corporation, ProVision , Synthis Process Modeler, etc.

Passo-a-passo para Mapeamento e Modelagem de Processos

Elaboramos um check list para mapeamento de processos e um diagrama para e modelagem de processos de forma simples e intuitiva, abaixo segue o passo a passo para elaboração.

Usando o check List de mapeamento (guia 1)

Passo 1: Identificar os objetivos do processo;

Passo 2: Identificar as saídas do processo;

Passo 3: Identificar os clientes do processo;

Passo 4: Identificar as entradas e componentes do processo;

Passo 5: Identificar os fornecedores do processo;

Usando o diagrama de modelagem (guias 2 e 3)

Passo 6: Determinar os limites e desenhar o encadeamento dos macroprocessos, processos e tarefas;

Passo 7: Documentar o processo atual em diagrama com macroprocessos, processos e tarefas;

Passo 8: Identificar melhorias necessárias ao processo em um novo diagrama;

Passo 9: Consenso sobre melhorias a serem aplicadas ao processo;

Passo 10: Documentar o processo revisado em um procedimento padrão.

Resultados obtidos com o mapeamento de processos

- Possibilita o conhecimento do fluxo operacional e a inter-relação entre diferentes processos dentro de uma empresa;

- Melhorar os processos de negócio, diminuindo ociosidades e atividades redundantes e também eliminando atividades com baixo valor agregado;

- Oferece mais organização, sobre tudo definir com absoluta clareza o que uma empresa faz, como procede e quem são os responsáveis por cada passo (visão geral do negócio);

- Deixa os requisitos mais claros, tornando o desenvolvimento de sistemas mais fácil de gerenciar;

- Gera economia para a empresa, por exemplo em matéria-prima, já que com sua aplicação o empresário economiza com gastos desnecessários tendo um maior controle das atividades, do tempo e do material;

- Permite a construção de sistemas de medições (indicadores de desempenho) avaliando em tempo real, a execução das tarefas, medições dos resultados, custos, produção e produtividade;

- Melhora a qualidade e padronização na organização.

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Acesse o link e baixe o check liste para mapeamento e o diagrama para modelagem de processos em planilha eletrotônica do Excel prontinho para ser utilizado ou customizado, pois não atribuo senhas a meus arquivos, pois acredito que tudo pode ser melhorado ou adaptado para atender as peculiaridades do negócio.

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