domingo, 19 de fevereiro de 2017

Mapeamento e Modelagem de Processos: Aprenda usar e baixe grátis

Toda organização é formada por uma imensidade de processos, sejam de entrada (necessidades, requisitos, insumos e etc), de processamento (atividades meio e fins que agregam valor aos produtos e serviços) ou ainda de saída (produtos e serviços que são a finalidade das organizações). 



Para enxergar e identificar processos das empresas é preciso uma análise que verifique quais são os processos essenciais (relacionado ao foco da empresa), e quais são os processos auxiliares, verificando como a empresa realiza sua função desde o primeiro contato com o cliente até a entrega e avaliação do produto/serviço. Os processos são muito importantes, pois é através deles que as empresas exercem suas funções e atingem seus objetivos organizacionais.

Mas o que é um processo?
O Processo é um grupo de atividades produzidas em sequência gradativa e que produz um bem de serviço. O processo também pode ser definido como a união de ações onde existe um começo, um meio e um fim. Porém, é importante ressaltar que este “começo” não necessariamente é algo material, podendo ser uma informação, por exemplo. É por meio dos processos que as empresas exercem suas funções, conquistam seus respectivos objetivos e gerenciam suas atividades de maneira eficaz. 

"Um processo é um grupo de atividades realizadas numa sequência lógica com o objetivo de produzir um bem ou um serviço que tem valor para um grupo específico de clientes" (CHAMPY; 1994)

Neste contexto, gerir os diferentes processos de um negócio é uma tarefa essencial para o sucesso da empresa, mas nem sempre os gestores conseguem gerir efetivamente esses processos, muitas vezes pelas dúvidas em cada um dos passos da gestão, pela falta de visibilidade do grau de criticidade das tarefas ou ainda pela falta encadeamento logico do funcionamento dos processos. Para suprir todas estas dificuldades, existe o Mapeamento de Processo, que é uma ferramenta gerencial e de comunicação que tem a finalidade de ajudar a melhorar os processos existentes ou de implantar uma nova estrutura voltada para processos.

Conceitos Básicos para Mapeamento de Processos
Macroprocesso - O macroprocesso é o meio pelo qual a organização reúne os grandes conjuntos de atividades para gerar valor e cumprir a sua missão. Dentro do macroprocesso estão as funções de organização, e é essencial que elas estejam sempre alinhadas aos objetivos organizacionais da sua empresa. Ex: Gerir manutenção; Gerir Fornecedores; Gerir Pessoas e etc.

Processos - Os processos são de tarefas sequenciais que agregam valor, recebe entradas, transformando-as em resultados para a empresa. Os processos devem ter o começo e o fim determinados, além de contar como ações lógicas e claras para gerar os resultados de forma independente. Ex: Realizar manutenção corretiva; Pagar Fornecedores; Realizar Recrutamento & Seleção e etc.

Tarefas - As tarefas são processos só que em um nível superior de detalhamento, também são chamados de sub-processos. Dessa forma, as tarefas demonstram as atividades sequenciais, e também as interdependentes, e os fluxos de trabalho suficientes e necessários para que cada processo da organização seja executado. Ex: Selecionar ferramentas; Arquivar depósitos de pagamentos; Especificar requisitos mínimos a vaga de contratação e etc.

Atividades - As atividades na definição de Gestão de Processos é a ação executada, ou seja, é a ação que dá suporte aos objetivos da empresa. Podemos simplificar relacionando as atividades a “o quê” será feito e “como” isso será feito ao longo dos processos.
                      
Mapeamento e Modelagem de Processos
O mapeamento de processos é o entendimento de processos já existentes, através da sua descrição e de seu desenho, assim como identificação sua inter-relação. É extremamente útil às empresas, visto que com ele conseguem ter uma visão mais ampla e clara da organização. O diagrama é usado no mapeamento de processos com simbologia específica, que representa o sequenciamento das atividades de um processo. Podem, também, apresentar quem são os responsáveis por estas atividades.

O mapeamento também auxilia a empresa a enxergar claramente os pontos fortes, pontos fracos (pontos que precisam ser melhorados tais como: complexidade na operação, reduzir custos, gargalos, falhas de integração, atividades redundantes, tarefas de baixo valor agregado, retrabalhos, excesso de documentação e aprovações), além de ser uma excelente forma de melhorar o entendimento sobre os processos e aumentar a performance do negócio. Hoje em dia, existem softwares específicos para mapeamento e modelagem de processos disponíveis no mercado, dais como: ARIS, Microsoft Visio, BizAgi Modeler, ARPO Process Modeler, ferramentas da Proforma Corporation, ProVision , Synthis Process Modeler, etc.





Passo-a-passo para Mapeamento e Modelagem de Processos

Elaboramos um check list para mapeamento de processos e um diagrama para e modelagem de processos de forma simples e intuitiva, abaixo segue o passo a passo para elaboração.




Usando o check List de mapeamento (guia 1)
Passo 1: Identificar os objetivos do processo;
Passo 2: Identificar as saídas do processo;
Passo 3: Identificar os clientes do processo;
Passo 4: Identificar as entradas e componentes do processo;
Passo 5: Identificar os fornecedores do processo;

Usando o diagrama de modelagem (guias 2 e 3)
Passo 6: Determinar os limites e desenhar o encadeamento dos macroprocessos, processos e tarefas;
Passo 7: Documentar o processo atual em diagrama com macroprocessos, processos e tarefas;
Passo 8: Identificar melhorias necessárias ao processo em um novo diagrama;
Passo 9: Consenso sobre melhorias a serem aplicadas ao processo;
Passo 10: Documentar o processo revisado em um procedimento padrão.

Resultados obtidos com o mapeamento de processos
- Possibilita o conhecimento do fluxo operacional e a inter-relação entre diferentes processos dentro de uma empresa;
- Melhorar os processos de negócio, diminuindo ociosidades e atividades redundantes e também eliminando atividades com baixo valor agregado;
- Oferece mais organização, sobre tudo definir com absoluta clareza o que uma empresa faz, como procede e quem são os responsáveis por cada passo (visão geral do negócio);
- Deixa os requisitos mais claros, tornando o desenvolvimento de sistemas mais fácil de gerenciar;
- Gera economia para a empresa, por exemplo em matéria-prima, já que com sua aplicação o empresário economiza com gastos desnecessários tendo um maior controle das atividades, do tempo e do material;
- Permite a construção de sistemas de medições (indicadores de desempenho) avaliando em tempo real, a execução das tarefas, medições dos resultados, custos, produção e produtividade;
- Melhora a qualidade e padronização na organização.

Baixe aqui o Check Liste e Diagrama grátis
Acesse o link e baixe o check liste para mapeamento e o diagrama para modelagem de processos em planilha eletrotônica do Excel prontinho para ser utilizado ou customizado, pois não atribuo senhas a meus arquivos, pois acredito que tudo pode ser melhorado ou adaptado para atender as peculiaridades do negócio.



Para baixar o arquivo

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