Toda organização é formada
por uma imensidade de processos, sejam de entrada (necessidades, requisitos,
insumos e etc), de processamento (atividades meio e fins que agregam valor aos
produtos e serviços) ou ainda de saída (produtos e serviços que são a
finalidade das organizações).
Mas o que é um processo?
O Processo é um grupo de
atividades produzidas em sequência gradativa e que produz um bem de serviço. O
processo também pode ser definido como a união de ações onde existe um começo,
um meio e um fim. Porém, é importante ressaltar que este “começo” não
necessariamente é algo material, podendo ser uma informação, por exemplo. É por
meio dos processos que as empresas exercem suas funções, conquistam seus
respectivos objetivos e gerenciam suas atividades de maneira eficaz.
"Um processo é um grupo de atividades realizadas numa sequência lógica
com o objetivo de produzir um bem ou um serviço que tem valor para um grupo específico
de clientes"
Neste contexto, gerir os
diferentes processos de um negócio é uma tarefa essencial para o sucesso da
empresa, mas nem sempre os gestores conseguem gerir efetivamente esses processos,
muitas vezes pelas dúvidas em cada um dos passos da gestão, pela falta de visibilidade
do grau de criticidade das tarefas ou ainda pela falta encadeamento logico do
funcionamento dos processos. Para suprir todas estas dificuldades, existe o Mapeamento
de Processo, que é uma ferramenta gerencial e de comunicação que tem a
finalidade de ajudar a melhorar os processos existentes ou de implantar uma
nova estrutura voltada para processos.
Conceitos Básicos para Mapeamento
de Processos
Macroprocesso - O
macroprocesso é o meio pelo qual a organização reúne os grandes conjuntos de
atividades para gerar valor e cumprir a sua missão. Dentro do macroprocesso
estão as funções de organização, e é essencial que elas estejam sempre
alinhadas aos objetivos organizacionais da sua empresa. Ex: Gerir manutenção;
Gerir Fornecedores; Gerir Pessoas e etc.
Processos - Os processos são
de tarefas sequenciais que agregam valor, recebe entradas, transformando-as em
resultados para a empresa. Os processos devem ter o começo e o fim
determinados, além de contar como ações lógicas e claras para gerar os
resultados de forma independente. Ex: Realizar manutenção corretiva; Pagar
Fornecedores; Realizar Recrutamento & Seleção e etc.
Tarefas - As tarefas são
processos só que em um nível superior de detalhamento, também são chamados de
sub-processos. Dessa forma, as tarefas demonstram as atividades sequenciais, e
também as interdependentes, e os fluxos de trabalho suficientes e necessários
para que cada processo da organização seja executado. Ex: Selecionar
ferramentas; Arquivar depósitos de pagamentos; Especificar requisitos mínimos a
vaga de contratação e etc.
Atividades - As atividades na
definição de Gestão de Processos é a ação executada, ou seja, é a ação que dá
suporte aos objetivos da empresa. Podemos simplificar relacionando as
atividades a “o quê” será feito e “como” isso será feito ao longo dos
processos.
Mapeamento e Modelagem de
Processos
O mapeamento de processos é
o entendimento de processos já existentes, através da sua descrição e de seu
desenho, assim como identificação sua inter-relação. É extremamente útil às
empresas, visto que com ele conseguem ter uma visão mais ampla e clara da organização.
O diagrama é usado no mapeamento de processos com simbologia específica, que
representa o sequenciamento das atividades de um processo. Podem, também,
apresentar quem são os responsáveis por estas atividades.
O mapeamento também auxilia
a empresa a enxergar claramente os pontos fortes, pontos fracos (pontos que precisam
ser melhorados tais como: complexidade na operação, reduzir custos, gargalos,
falhas de integração, atividades redundantes, tarefas de baixo valor agregado, retrabalhos,
excesso de documentação e aprovações), além de ser uma excelente forma de
melhorar o entendimento sobre os processos e aumentar a performance do negócio. Hoje em dia, existem
softwares específicos para mapeamento e modelagem de processos disponíveis no
mercado, dais como: ARIS, Microsoft Visio, BizAgi Modeler, ARPO Process Modeler,
ferramentas da Proforma Corporation, ProVision , Synthis Process Modeler, etc.
Passo-a-passo para Mapeamento
e Modelagem de Processos
Elaboramos um check list para mapeamento de processos e um diagrama para e modelagem de processos de forma simples e intuitiva, abaixo segue o passo a passo para elaboração.
Usando o check List de mapeamento
(guia 1)
Passo 1: Identificar os
objetivos do processo;
Passo 2: Identificar as
saídas do processo;
Passo 3: Identificar os
clientes do processo;
Passo 4: Identificar as
entradas e componentes do processo;
Passo 5: Identificar os
fornecedores do processo;
Usando o diagrama de modelagem
(guias 2 e 3)
Passo 6: Determinar os
limites e desenhar o encadeamento dos macroprocessos, processos e tarefas;
Passo 7: Documentar o
processo atual em diagrama com macroprocessos, processos e tarefas;
Passo 8: Identificar
melhorias necessárias ao processo em um novo diagrama;
Passo 9: Consenso sobre
melhorias a serem aplicadas ao processo;
Passo 10: Documentar o
processo revisado em um procedimento padrão.
Resultados obtidos com o
mapeamento de processos
- Possibilita o conhecimento
do fluxo operacional e a inter-relação entre diferentes processos dentro de uma
empresa;
- Melhorar os processos de
negócio, diminuindo ociosidades e atividades redundantes e também eliminando
atividades com baixo valor agregado;
- Oferece mais organização,
sobre tudo definir com absoluta clareza o que uma empresa faz, como procede e
quem são os responsáveis por cada passo (visão geral do negócio);
- Deixa os requisitos mais
claros, tornando o desenvolvimento de sistemas mais fácil de gerenciar;
- Gera economia para a
empresa, por exemplo em matéria-prima, já que com sua aplicação o empresário
economiza com gastos desnecessários tendo um maior controle das atividades, do
tempo e do material;
- Permite a construção de
sistemas de medições (indicadores de desempenho) avaliando em tempo real, a
execução das tarefas, medições dos resultados, custos, produção e produtividade;
- Melhora a qualidade e padronização
na organização.
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customizado, pois não atribuo senhas a meus arquivos, pois acredito que tudo
pode ser melhorado ou adaptado para atender as peculiaridades do negócio.
Para
baixar o arquivo
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