Fluxograma de Processo: Aprenda usar esta ferramenta

Hoje vamos descrever mais uma importante ferramenta de gestão, o fluxograma é uma a representação gráfica utilizada para apresentar a sequência de um trabalho de forma analítica, caracterizando as operações, os responsáveis e/ou unidades organizacionais envolvidos no processo.

O Fluxograma permite esquematizar e visualizar os sistemas de forma racional, clara e concisa, facilitando seu entendimento geral por todos os envolvidos. Por meio deles o analista de sistemas, organização e método pode representar os vários fatores e as variáveis que ocorrem no sistema, circuitos de informações relacionadas ao processo decisório, bem como unidades organizacionais envolvidas no processo.

Vantagens da aplicação do Fluxograma:

- Permite verificar como funcionam todos os componentes de um sistema;

- Entendimento simples e objetivo;

- Facilita a localização das deficiências no sistema;

- Aplica-se a qualquer sistema, desde o mais simples até o mais complexo;

- Facilita o entendimento nas mudanças feitas no sistema;

- Identificação de atividades críticas para o processo;

- Visão integrada do processo de trabalho;

- Facilitar a leitura e o entendimento;

- Identificação das oportunidades de melhoria;

- Conhecimento da sequência e encadeamento das atividades dando uma visão do fluxo do processo;

- Preparação para o aperfeiçoamento de processos empresariais (é preciso conhecer para melhorar);

- Documentação do processo para análises futuras, adequação a normas e certificações e esclarecer sobre o funcionamento para pessoas recém admitidas na organização;

- Fortalecimento do trabalho em equipe quando o desenvolvimento dos fluxogramas é feito com a participação de todos os envolvidos.

- Demostram através de raciocínio lógico a execução de determinado processo de fabricação, procedimento operacional ou estratégias e ações que devem ser implementadas por um conjunto de pessoas;

- Proporciona visão de todas as tarefas que não podem deixar de ser praticadas, bem como, em qual ordem correta devem ser praticadas;

Identificação das tarefas que não precisariam estar sendo executadas no processo estudado e fica simples identificar tarefas repetidas e que podem ser simplificadas.

Simbologia representacional do fluxograma
Para elaborar o fluxograma que é a representação gráfica de um processo são empregados símbolos geométricos e notações simbólicas.

O símbolo oval significa o início ou o fim de um processo de fluxograma ou inspeção; O retângulo significa uma ação; O losango significa onde uma decisão precisa ser tomada; O círculo geralmente significa o final de uma página ou coluna e mostra que a continuação do fluxograma está em outra página ou coluna; Triângulo de cabeça para baixo significa arquivamento temporário; Triângulo normal arquivamento definitivo.

Existem três tipos de fluxogramas:

- Vertical que também é denominado folha de análise, folha de simplificação do trabalho, pois normalmente é destinado à representação de rotina simples em seu

processamento analítico em uma unidade organizacional. O nome Vertical consiste em poder ser impresso como formulário padrão. E o nome Folha de Análise consiste na rapidez de preenchimento, pois os símbolos e convenções já se acham impressos;

- Parcial ou Descritivo é um fluxograma básico que descreve o curso de ação e de trâmites dos documentos. Ele é um pouco mais elaborado que o Vertical e o mais utilizado para rotinas que envolvem poucas unidades organizacionais;

- Global ou de Colunas ele demonstra a circulação de documentos ou informações através de áreas de responsabilidade. E também através da simbologia

adotada, os tipos de decisões ou operações se realizam ao longo de um processo, bem como evidencia o funcionamento de um sistema.

Como fazer um fluxograma?

Ao contrário do que se possa pensar, fazer um fluxograma é muito simples. Depois que você começar vai ficar viciado. Há cinco passos a seguir na elaboração de um fluxograma.

1. Escolher um processo específico que se queira documentar;

2. Escolher os pontos lógicos de início e fim do processo;
3. Definir quem irá documentar o processo;

4. Documentar os passos reais do processo;

5. Validar a exatidão do seu fluxograma com a ajuda dos especialistas nas tarefas.