Técnica 5 Porquês: Aprenda a usar e baixe grátis

A técnica 5 porquês teve sua origem na no Sistema Toyota de Produção no Japão, e é até hoje utilizada como técnica de análise sobre determinada necessidade, buscando identificar a “causa-raiz” de um problema, ou seja, a técnica é aplicada na solução de problemas com a finalidade de descobrir a sua principal causa, portanto ao chegar ao quinto por que, devemos ter a definição clara da causa.

Os cinco porquês também exploram as relações de causa e efeito, essa técnica pode ser usada como parte de uma análise de causa raiz para descobrir formas de evitar incidentes ou qualquer tipo perdas no futuro. Quando aplicado a quase-acidentes recentes, tratamento de não conformidades, desvios ou a qualquer dor que a organização esta sendo afetada, ele pode ajudar a impedir que eventos futuros se transformem em desastres completos.

A técnica dos cinco porquês ajuda pesquisadores e analistas a determinar a causa raiz de um problema perguntando repetidamente: “Por quê?” Os pesquisadores são alertados a usar a dedução para se concentrar nos processos e não no comportamento, para evitar conclusões precipitadas e para se concentrar nas causas, não nos sintomas.

Uma análise bem-sucedida de “5 porquês?” É aquela que leva você a descobrir o parâmetro de controle adequado. No exemplo clássico de Ohno Taiichi (Sistema Toyota de Produção):

1.    Por que a máquina parou? Houve uma sobrecarga e o fusível explodiu.

2.    Por que houve uma sobrecarga? O rolamento não foi suficientemente lubrificado.

3.    Por que não foi lubrificado o suficiente? A bomba de lubrificação não estava bombeando suficientemente.

4.    Por que não bombeou o suficiente? O eixo da bomba estava gasto e chacoalhando.

5.    Por que o eixo estava desgastado? Não havia nenhum filtro e sucata de metal entrou.

Identificar as causas que levaram a ocorrência de determinado problema, a partir da identificação, analise de forma lógica e estruturada das causas que condicionam os problemas é possível compreender a dinâmica dos acontecimentos, as interações dessas causas e assim produzir soluções duradouras que eliminam ou reduzem significativamente a probabilidade de recorrência futura dos problemas. Através de três passos simples: questionar, analisar e solucionar.

Por vezes, no dia a dia, abordamos os problemas de maneira informal e consequentemente tendemos à aplicar solução paliativas ou improvisadas, de modo que as causas dos problemas permanecem e tendem a acorrer novamente.  Adotar uma metodologia estruturada para a resolução de problemas é importante à medida que visa à sustentabilidade das soluções propostas.

Aplicação da técnica 5 porquês

Para aplicação desta técnica devemos analisar as possíveis causas de maneira crítica, considerando a sua real participação no problema detectado, ou seja, qual o fator de importância que esta causa tem para a ocorrência deste problema. Segue abaixo instruções para implementação de forma sistêmica da técnica 5 porquês.

•      Definir claramente o problema (ponto focal) é essencial para começar a questionar;

•      Ter uma imagem mental clara de como o processo técnico deve funcionar;

•      A técnica sugere iniciar pelo resultado final (efeito) e trabalhar retroativamente em direção à causa raiz, sempre perguntando, enquanto prossegue, "por quê?" e “o que causou este problema”;

•      Um erro comum é teorizar antes de se ter todas as informações. Insensivelmente, começa-se a distorcer os fatos para adaptá-los às teorias, em vez de fazer com que as teorias se adaptem aos fatos;

•      Deve-se observar o que é óbvio e a partir daí desenvolver uma linha de raciocínio lógico. Isto implica em não aceitar a primeira explicação, sem atentar para todos os detalhes;

•      A descrição  contextualiza o evento. A partir da sua leitura, pessoas que não presenciaram a ocorrência deverão ter a visão clara do que aconteceu;

•      A descrição dever ser clara e objetiva e se ater somente em retratar o fato  ocorrido  e isenta das impressões do observador;

•      O plano de ação tem como principal objetivo evitar ou minimizar a recorrência do evento. Para estabelecer ações, deve-se considerar a capacidade (recursos, tecnologia, tempo e esforço) do responsável pela execução;

•      As ações devem ser elaboradas tendo em vista a sua execução (implementar a medida) e monitoramento (verificar os resultados e efetividade).

Para facilitar propomos aqui uma ferramenta de gestão com base na técnica 5 porquês integrada ao plano de ação para solucionar os problemas levantados. A ferramenta pode ser facilmente implementado para investigar, analisar e tratar problemas em qualquer dimensão. Veja na na ilustração abaixo e use sem moderação!

Técnica 5 Porquês Aplicada

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Referências bibliográfica:  

OHNO, Taiichi. O Sistema Toyota de Produção. Porto Alegre: Bookman, 1999.

SHINGO, Shigeo. O Sistema Toyota de Produção. 4 ed. Porto Alegre: Bookman, 2011.