Arruda Consult: Faça sua apresentação de trabalho bombar

O PowerPoint é o aplicativo mais lembrado quando o assunto é apresentação de slides. Seja na escola, na faculdade, na igreja, e principalmente no meio coorporativo as apresentações em slides são cada vez mais utilizadas, mas saber operar bem o aplicativo não é o suficiente, o importante é saber “vender” bem suas ideias, seus produto ou serviços.

Fazer uma boa apresentação é uma vantagem competitiva essencial para garantir bons negócios. O PowerPoint é usado como meio para transmitir ideias e servir de apoio às observações do palestrante de forma concisa em uma apresentação.

O PowerPoint também pode jogar contra o apresentador, quando a utilização do aplicativo é banalizado, pois por mais simples e envolvente que sejam criar slides e imagens cativantes, temos que lembrar de que o PowerPoint não funciona por conta própria e que o público comparece para ouvir o apresentador e não para ler textos, observar imagens ou assistir vídeos projetados na tela. Sendo assim, não deixe que suas observações orais sejam menos atraentes que os slides apresentados.

Saber fazer boas apresentações é uma habilidade obrigatória para a ascensão na carreira da maioria dos profissionais. As apresentações de PowerPoint mais eficazes são simples, podem ter gráficos de fácil compreensão, imagens que refletem a fala do orador, vídeos que descontraem ao mesmo tempo que fazem conexão com o tema e etc. Devido relevância do tema, preparamos varias dicas muito importantes para você fazer suas apresentações de trabalho da forma mais proveitosa possível. Confira!

Etapa 1: PLANEJAMENTO DA APRESENTAÇÃO

1.1 Definir o publico alvo e os objetivo da apresentação
O primeiro passo é definir quem é seu público alvo, ou seja, identificar o perfil das pessoas que receberão sua apresentação. Busque informações sobre sua plateia, levante características, interesses e nível de conhecimento. Levantar as expectativas da plateia também é de suma importância, pois vai permitir concentre-se nelas para priorizar ideias e preparar sua argumentação. Com esta informação em mente você já tem ideia dos conteúdos que devem compor sua apresentação.

1.2 Usar linguagem e referenciais comuns
Use palavras conhecida pelo publico e cuidado com a aplicação de termos técnicos e siglas (seja didático), o que é óbvio para você, pode não ser entendido pelos outros. Quando o público recebe uma informação que não entende, perde a compreensão e o interesse pela apresentação.

1.3 Planeje o tempo de sua apresentação
Para não cometer deslizes, identifique o tempo necessário ou disponível para realizar sua apresentação, considere os tempos de abertura, desenvolvimento e fechamento. Reserve um tempo para responder às dúvidas e questionamentos do seu público. Saber o tempo disponível é importante para justar o conteúdo a ser apresentado ao tempo.

Etapa 2: ELABORAÇÃO DO SLIDES

2.1 Aplicação de texto nas apresentações
Um dos hábitos mais comuns e prejudiciais de alguns apresentadores é colocar um monte de texto na tela e na hora de apresentar fazer uma leitura simples da apresentação visual para o público, isso não só é redundante, mas também causa cansaço e desinteresse no publico. O ideal é não mais do que cinco palavras por linha e não mais do que cinco linhas por slide. Quando colocamos muita informação e texto no slide, o apresentador acaba ficando sem função, uma vez que o público vai prestar atenção ao texto e não em sua fala.

2.2 Tipo e tamanho da fonte

Não escolha as fontes pela beleza, as letras da apresentação devem estar no mínimo com tamanho 16 no corpo do texto e 18 em títulos, o tipo de letra também precisa ter relação com a personalidade da apresentação. Existem dois grupos básicos de fontes, as Bastonadas (Arial – Futura – Verdana) que devem ser usadas para leituras em monitores e apresentações e as Serifadas (Times – Garamond – Book Antiqua) que são mais aplicadas em leitura física em papel, panfletos e jornais. Os títulos, subtítulos, informações mais relevante que mereça destaque podem ser colocadas em negrito, em letras maiúsculas, em cores diferentes ou ainda grifadas.

2.3 Aplicação de imagens e elementos gráficos
É muito comum ver apresentações sem imagens ou com imagens distorcidas, esticadas, sem redução proporcional ou com escolha sem critério. As imagens e elementos gráficos podem estar presentes em qualquer tipo de apresentação, mas como tudo na apresentação tem que ter uma função “razão de existir”. Só mostre vídeos por exemplo se eles trouxerem informações complementares ao que foi falado pelo apresentador. Evite também animações na transição entre os slides, esse tipo de recurso pode distrair o público e não traz informações novas.
O site do Microsoft Office disponibiliza gratuitamente milhares de imagens para download, você pode pesquisar por categoria, palavra-chave e determinar seu formato preferido: foto, ilustração ou animação. Clique aqui para conhecer.

Etapa 03: MOMENTO DA APRESENTAÇÃO

3.1 Fazes das apresentações
Todo apresentador tem que ter em mente que a apresentação é composta por 3 fases distintas, O bom apresentar deixa claro (sem ter que falar) para o público qual é a fase da apresentação esta se passando, conheça as fases da apresentação:

Abertura: fase em que o apresentador a acolhida do publico, faz sua apresentação pessoal, informa os objetivos do encontro (mensagem foco), apresenta a agenda (índice) da apresentação e faz os acordos quanto ao encontro (horários, localização dos banheiros, saídas de emergências, regras de convívio e etc).
Desenvolvimento: nesta fase são apresentados os assuntos, conceitos, ideias e teses da apresentação.
Encerramento: aqui são apresentados resultados, uma síntese geral dos assuntos apresentados (para o publico fazer um link entre os assuntos), próximo do assunto (caso aplicável) e agradecimentos.

3.2 Iniciando com o pé direito
O inicio de uma apresentação faz toda a diferença, mas nem todos se preocupam em captar “logo de cara” a atenção da plateia. Escolha uma frase de destaque. Tente por meio da sua fala deixar o público curioso e conquiste a atenção da sua plateia no começo da apresentação. Postura, movimentação e gesticulação do apresentador.
Tão importante quanto as informações transmitidas e a postura corporal do apresentador durante as apresentações. Vamos a algumas dicas:

Os Pés, pernas, coluna e cabeça alinhados, com equilíbrio e flexibilidade. Curvar-se levemente para a frente demonstra atenção. Curvar-se para trás, superioridade.
Peso do corpo dividido entre as pernas. Pernas cruzadas quando estamos em pé dão instabilidade. Pender o corpo para um lado transmite displicência.
Ombros caídos, olhar baixo e costas curvadas durante uma apresentação refletem insegurança.
Ande pela sala e olhe paras as pessoas enquanto fala, isso demonstra empatia com a publico.
Não dê as costas para todo o grupo, mantenha-se de frente sempre que conseguir, em auditórios, caminhe de lado e olhe para os dois lados da sala.
Cuidado com movimentos repetidos, balançar as mãos, por exemplo.
Gesticule com expressividade e naturalidade, Mantenha as mãos fora dos bolsos.
Movimente os braços acima da cintura, mas cuidado para não encobrir seu rosto.
Capte reações. Acompanhe o nível de interesse e entendimento da plateia.
Olhe todos nos olhos para criar vínculo. Não mire por sobre as cabeças e não fixe o olhar em uma pessoa por muito tempo, pois isso pode gerar constrangimento na pessoa.

3.3 Cuidados com a fala e com a voz

O apresentador também necessita conhecer algumas técnicas que favorecem a sua apresentação no que diz respeito a fala e cuidados com a voz.

Respiração, respire calmamente, faça pequenas pausas entre frases para inspirar.
Dicção e articulação, pronuncie corretamente as palavras, transmita credibilidade com a correção da fala e evite vícios de linguagem.
Entonação, use-a para definir significado e importância da mensagem, destaque as palavras-chave e não prolongue as vogais.
Ritmo da fala, ajuste a velocidade para facilitar a compreensão. Falas lentas exigem mais contato visual.
Intensidade e emoção, transmita entusiasmo na defesa das ideias, demonstre envolvimento, deixe claro o interesse pelo assunto.
Cuide bem da sua voz, no dia anterior não abuse, beba água antes e durante a apresentação, evite cigarro e álcool. Maçã, hortelã e mel ajudam a limpar a garganta. 1quando estiver em salas frias, agasalhe-se.