quarta-feira, 1 de abril de 2015

Mapeamento Individual de Processos: aprenda usar e baixe grátis

Hoje vamos falar de mapeamento de processos. Na literatura podemos encontrar diversas definições para o conceito de Processos, no entanto todas elas apresentam certa convergência entre os autores, e esta de um modo geral, associado à ideia de fluxo numa dinâmica sistêmica de entrada - processamento - saída.

Gosto muito da definição de processos da norma NBR ISO 9000:2000 que conceitua processos como um conjunto de atividades inter-relacionadas ou interativas que transforma insumos (entradas) em produtos (saídas). Então por esta perspectiva, processo é um conjunto ou uma sequência de ações com um objetivo definido, que deve agregar valor ao produto ou serviço a que ele se destina.

Antes de estruturar os processos da organização como um todo, os gestores devem analisar e definir os processos individuais de cada função, através e um inventário personalizado que aqui denominamos de “Mapeamento Individual de Processos”. A utilização do conceito de processos aplicado a cada função nos fornece um conveniente nível de análise, além disso, permite ter uma melhor visão do desempenho esperado, padronização dos fluxos e uma analise mais abrangente das inter-relações de cada função.

O mapeamento de processos de forma individual objetiva definir as atividades, sequencias, recursos e rotinas de cada função. Realizar este mapeamento e divulgar adequadamente para os colaboradores trás diversos benefícios para a organização, tais como:

Quais os benefícios?
 - Padroniza os processos internos da empresa;
 - Evita o retrabalho nas atividades;
 - Favorece o cumprimento das rotinas e prazos;
 - Possibilita dimensionar adequadamente os recursos necessários para o desempenho de cada função;
 - Elimina a possibilidade da mesma atividade esta sendo desempenhada por funções diferentes;
 - Possibilita a avaliação e eliminação de atividades que não trazem resultados;
 - Alinha expectativa dos colaboradores quanto a suas funções, autoridade e responsabilidades;
 - Foca o emprego de esforços para as demandas dos clientes (internos ou externo);
 - Facilita a ambientação de um novo colaborador em caso de substituição.

Como elaborar?
O gestor deve realizar uma analise minuciosa de cada função e descrever em uma sequencia lógica todas as atividades, assim como seus fluxos, clientes da demanda e recursos necessários para cumprimento da atividade de forma eficiente. Veja abaixo um modelo:

Baixe aqui a planilha Mapeamento Individual de Processos grátis
Acesse o link e baixe o arquivo prontinho para ser utilizado ou customizado, pois não atribuo senhas a meus arquivos, pois acredito que tudo pode ser melhorado ou adaptado para atender as peculiaridades do negocio.




Para baixar o arquivo


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2 comentários:

  1. Olá Fábio Arruda!
    Inicialmente parabenizar pelo espírito colaborativo e pela clareza de suas colocações. Prosperidade nos seus afazeres profissional e pessoal.


    Abraço forte.

    Altair

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  2. Muito interessante Fábio. Obrigado por compartilhar.

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