Gráfico de Gantt: Aprenda a usar e baixe modelo grátis

Este é mais um artigo da série “Ferramentas de Gestão”, hoje vamos abordar o Gráfico de Gantt que é um tipo de gráfico de barras para gerenciamento de projetos. O Gráfico de Gantt ou  Diagrama de Gantt é uma ferramenta que permite a visualização do progresso de projetos. É, basicamente, uma ferramenta de acompanhamento, bastante visual, cujo objetivo é deixar a informação o mais transparente possível. 

Usar o gráfico de Gantt pode ajudar a ajustar o cronograma de qualquer projeto e ajuda em muitas tarefas gerais de planejamento, tais como: gestão de tempo, organização, análise das etapas, comparativo de tempos de execução das atividades e auxilio no mapeamento do caminho critico do projeto. Dessa forma, a utilização da ferramenta permite que todos os interessados possam verificar o andamento das atividades. É muito útil para o Gerenciamento de Projetos onde existem muitos envolvidos.

Como surgiu o Gráfico de Gantt?

Criado em 1918 por Henry Gantt, engenheiro industrial norte-americano, Gantt desenvolveu ferramentas de auxílio ao planejamento por isso é considerado por muitos o pai do planejamento e do controle. o gráfico de Gantt, também conhecido como Cronograma de Barras, é uma das ferramentas mais difundidas mundialmente na área de merecimento de projetos. Hoje o Gráfico de Gantt espanta por sua simplicidade, mas no momento em que foi inventado, representou um enorme passo para o avanço da administração da produção.

Benefícios do Gráfico Gantt

- Todas as tarefas se expressam graficamente em um diagrama de fácil compreensão, extrema simplicidade e baixo custo;

- Poderá comprovar o progresso geral do sistema de tarefas em qualquer momento do tempo. Isto é, proporciona uma visão geral do andamento dos trabalhos em função da situação de cada atividade no momento da atualização do gráfico;

- Permite identificar as atividades com os recursos, de tal modo que se podem evitar períodos ociosos desnecessários;

- Indica o período durante o qual o recurso está disponível para o trabalho e a carga total de trabalho destinado a este recurso.

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Análise do SWOT: Aprenda a usar e baixe modelo grátis

Continuando a série "ferramentas de gestão", hoje o Arruda Consult apresentará a Análise do SWOT que é considerada uma ferramenta clássica da administração. A sigla SWOT vem dos termos ingleses Strengths (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças) esta metodologia é bastante popular no âmbito empresarial. Os pontos fortes e fracos estão dentro da própria empresa, enquanto as oportunidades e as ameaças têm origem externa.

A Análise SWOT não tem um criador definido, mas muitos acreditam que ela tenha sido desenvolvida na década de 1960 por professores da Universidade Stanford, a partir da análise das 500 maiores empresas dos Estados Unidos. Portanto, como qualquer outra ferramenta considerada clássica na administração, a Análise SWOT também foi pensada considerando o contexto da grande empresa e, posteriormente, passou a ser adotada também em outras situações, como em empresas de menor porte.

Ferramenta para tomada de decisão e formulação de estratégia sendo a base para a elaboração do planejamento estratégico. Usa uma planilha para coletar informações de pontos fortes, pontos fracos, oportunidades e ameaças no ambiente interno e externo à organização. A análise do SWOT tem forte influencia da escola militarista de formulação estratégica, isso significa analisar detalhadamente o adversário e o ambiente em que se realizará o combate, para identificar as oportunidades, ameaças, fraquezas e fortalezas da tropa e com base nesta analise buscar o melhor posicionamento e a definição do melhor plano de ação para ataque ou defesa.

“Se conhecemos o inimigo (ambiente externo) e a nós mesmos (ambiente interno), não precisamos temer o resultado de uma centena de combates. Se nos conhecemos, mas não ao inimigo, para cada vitória sofreremos uma derrota. Se não nos conhecemos e nem ao inimigo, sucumbiremos em todas as batalhas”  (Sun Tzu)

Significados envolvidos:

- Strengths (forças) - vantagens internas da empresa em relação às concorrentes. Ex.: qualidade do produto oferecido, bons controles internos, solidez financeira, etc;

- Weaknesses (fraquezas) - desvantagens internas da empresa em relação às concorrentes. Ex.: altos custos de produção, má imagem, instalações desadequadas, marca fraca, etc;

- Opportunities (oportunidades) – aspectos externos positivos que podem potenciar a vantagem competitiva da empresa. Ex.: mudanças nos hábitos dos clientes, falência de empresa concorrente, etc;

- Threats (ameaças) - aspectos externos negativos que podem por em risco a vantagem competitiva da empresa. Ex.: novos competidores, perda de trabalhadores chaves, etc.

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Gráfico de Build Up: Aprenda a usar esta ferramenta e baixe modelo grátis

Continuando com a serie “Ferramentas de Gestão”, hoje vamos apresentar mais um instrumento gerencial muito importante para fazer demonstrativos de perdas e ganhos, o gráfico Build Up. Este gráfico é comumente usado ​​em gestão de negócios para mostrar como um valor muda de um estado para outro através de uma série de alterações intermediárias. Por exemplo, você pode projetar o lucro ou o fluxo de caixa do próximo ano, começando com o valor deste ano, e que mostra os efeitos cima e para baixo de alteração dos custos, receitas e outros insumos.

Gráficos em cascata são frequentemente chamados de “demonstrativos intermediários” ou ainda de “pontes”, pois são gráficos que demostram resultados quem ligam as extremidades. O gráfico de Build Up podem ser realizados de duas formas: 

Cascateamento Intermediário de Perdas

Este gráfico apresenta os motivos das perdas escalonadas entre o planejado e o realizado, desta forma fica fácil observar a contribuição de cada perfil de perda dentro do resultado acumulado.
Cascateamento Intermediário de Ganhos

Este gráfico apresenta os motivos dos ganhos escalonados entre o planejado e o realizado, desta forma fica fácil observar a contribuição de cada perfil de ganho dentro do resultado acumulado.

Os gráficos que cascateiam os resultados tem sua aplicação principalmente em áreas financeiras, mas o gráfico de Build Up podem ser usados para demostrar resultados de produção, acompanhamento de planos de manutenção, investimentos em logística, acompanhamento de marcos em projeto e monitoramento de metas de qualquer outro segmento, pois são simples de utilizar e demostram de forma fácil os resultados intermediários, ou seja, o caminho percorrido entre o Planejado e o Realizado. 

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Gráfico de Pareto: Aprenda a usar esta ferramenta e baixe modelo grátis

O diagrama foi criado pelo economista italiano Vilfredo Pareto, no século XIX, é uma das sete ferramentas básicas da qualidade e constitui-se num gráfico que é utilizado para identificar quais os itens ou causas de perdas que devem ser sanadas, são responsáveis pela maioria das perdas. Trata-se de uma ferramenta muito simples e tem sua aplicação nas mais diversas áreas de gestão.

Como Surgiu?

Pareto teria observado que 80% das terras na Itália pertenciam a 20% da população, mais tarde J. M. Juran que é um dos mais renomados teóricos do gerenciamento da qualidade teve importantes contribuições no desenvolvimento do método, batizando o fenômeno de “Principio de Pareto” baseando-se no princípio de que a maioria das perdas tem poucas causas, ou, como foi dito por Juran “poucas são vitais, a maioria é trivial”.

Exemplo da aplicação do conceito

- No trânsito 80% dos acidentes fatais ocorrem com jovens entre 19 e 30 anos;

- Em vendas comissionadas, 20% dos vendedores ganharão mais de 80% das comissões;

- Estudos mostram que 20% dos clientes respondem por mais de 80% dos lucros de qualquer negócio;

- Mais de 80% das descobertas científicas são realizadas por 20% dos cientistas;

- Menos de 20% das celebridades dominam mais de 80% da mídia;

- Em livrarias de USA 80% dos livros mais vendidos são de 20% dos autores.

Hoje em dia o principio de Pareto é muito utilizado nas organizações para lidar com problemas internos como qualidade dos produtos, melhoria de processos, analise de falhas, avaliação de custos, analise de acidentes, gestão da manutenção, controle de vendas e etc. O método de Pareto também é conhecido como “Lei dos 20-80” ou “Curva ABC” e de forma determinística diz que na maioria dos eventos, 20% das causas são responsáveis por 80% dos efeitos. O diagrama pode ser aplicado seguindo seis passos básicos, com isso é possível ter uma ideia clara da relação entre causas e problemas a fim de priorizar a ação que trará melhor resultado.

Elabore o Diagrama de Pareto em 6 etapas

1. Determine o objetivo do diagrama, ou seja, que tipo de perda você quer investigar;

2. Defina o aspecto do tipo de perda, ou seja, como os dados serão classificados;

3. Em uma tabela, ou folha de verificação, organize os dados com as categorias do aspecto que você definiu;

4. Faça os cálculos de frequência e agrupe as categorias que ocorrem com baixa frequência sob a denominação “outros”, calculando também o total e a porcentagem de cada item sobre o total e o acumulado;

5. Trace o diagrama ou faça o gráfico;

6. Elabore um plano de ação para tratar as causas responsáveis pela maioria dos problemas identificados.

O Diagrama de Pareto tem como objetivo identificar quais causas devem ser “atacadas” primeiro ou que surtirão melhores resultados, no entanto, devem ser verificadas diversas classificações até a construção do diagrama final e problemas ou causas muito complexas devem ser estratificadas a fim de garantir a eficácia do método.

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