Matriz de Priorização CEB: Aprenda usar e baixe modelo grátis

O nosso tema de hoje é mais uma ferramenta de gestão, vamos falar desta vez sobre a Matriz de Priorização que é uma ferramenta para tomada de decisão, já que estabelece a priorização de fatores chaves, problemas a serem resolvidos e processos a serem implementados nas organizações. 

Saber priorizar é muito importante, pois como diz o ditado popular “Quem faz tudo, não faz nada”. Nas empresas não é diferente, vivemos com limitação de recursos, sejam eles financeiros, materiais ou humanos, por isso deve ser implementado um método eficiente de priorização para que os processos mais urgentes e com maiores benefícios não sejam deixados de lado enquanto os menos urgentes e menos relevantes são resolvidos.

A matriz de priorização mais conhecida é a Matriz GUT, considerada uma ferramenta de gestão para identificar, observar, analisar e buscar soluções para os problemas e desafios em uma organização. Esta matriz estabelece a priorização baseada nos fatores de Gravidade, Urgência e Tendência e consiste em uma tabela de pontuação, onde pode-se visualizar facilmente quais itens tem maior prioridade em relação aos demais.

Aqui vamos apresentar uma nova matriz de priorização que que elaboramos levando em consideração o mesmo racional da matriz GUT, porém com critérios de priorização revisados em função da atual conjuntura do mercado econômico, onde é cada vez mais necessário fazer a correlação direta entre custo/beneficio de qualquer projeto antes de sua implementação. A matriz de priorização CEB utiliza os seguintes critérios de priorização:

Matriz de Priorização CEB: conceito

C - Custo à Quanto vai custar para implementar (vamos ter que desembolsar). Quanto menor melhor.

E - Esforço à Nível de esforço necessário para implementar (vamos ter que dedicar). Quanto menor melhor.

B - Benefícios à Quanto vamos receber ao implementar (vamos ter retorno). Quanto maior melhor. 

A grande vantagem de utilizar a Matriz CEB é que ela auxilia o gestor a avaliar de forma quantitativa os problemas da empresa, tornando possível priorizar as ações corretivas e preventivas para o solucionar totalmente ou parcialmente o problema. As aplicações e utilização da matriz CEB são fáceis, e serão explicadas detalhadamente a seguir.

Matriz de Priorização CEB: passo-a-passo

1. Liste os problemas, atividades, processos, ideias, soluções ou projetos com dificuldade em seqüenciar;

2. Classifique toda a lista conforme critérios de priorização (1, 3, 5, 7 e 9) em cada um dos fatores CEB;

3. A coluna “Peso (CxExB)” traz resultados automáticos com base na multiplicação das notas de cada um dos fatores CEB;

4. A coluna “% de Criticidade” também é automática e calcula os valores obtidos para cada problema estabelecendo a maior relevância entre a lista;

5. Por fim, visualize os itens de maior relevância e trace um plano de ação para monitoramento e implementação dos priorizados.

A matriz de priorização CEB pode ser utilizada para inúmeras finalidades, contando sempre com as vantagens de possuir uma aplicação fácil. Ela com certeza irá auxiliar a priorizar as ações a serem executadas com base no custo/beneficio para acabar com diversos problemas em qualquer empresa. Conheça abaixo a relação de processos que podem ser aplicados a matriz CEB para priorização.

Matriz de Priorização CEB: aplicação

- Lista de ideias a serem implementas após sessão de brainstorming;

- Conjunto de projetos a serem implementados na empresa;

- Demandas de clientes sobre produtos;

- Ações para correção de auditorias internas ou externas;

- Processos a serem implementados na empresa;

- Lista de investimentos a serem realizados;

- Conjunto de problemas presentes na organização;

- Lista de atividades a serem feitas por determinada equipe;

- Qualquer outro processo que exija avaliação de custo/beneficio para eleição de itens a serem implementados.

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Brainstorming: Aprenda a usar e baixe modelo grátis

Hoje vamos continuar com mais um tópico na serie ferramentas de gestão, o assunto deste é o Método Brainstorming, trata-se de uma uma técnica criada pelo americano Osborn em 1963 utilizada para auxiliar um grupo de pessoas a criar o máximo de ideias no menor tempo possível ou resolver um determinado problema através da contribuição em grupo. O termo brainstorming geralmente é traduzido para o português como “tempestade cerebral” ou “tempestade de ideias”. Esta técnica visa ajudar os participantes a vencer as suas limitações em termos de inovação e criatividade e sua prática pode durar desde alguns minutos até várias horas ou até mesmo dias.

O propósito do brainstorming é lançar e detalhar ideias com um certo enfoque, originais e em uma atmosfera sem inibições, pois busca-se a diversidade de opiniões a partir de um processo de criatividade grupal. O êxito na aplicação da ferramenta só é obtido quando as pessoas conseguem lançar suas ideias mesmo consideradas “bobas”, sem que ninguém as reprimam, pois uma das vantagens da ferramenta é gerar ideias que normalmente as pessoas não teriam coragem de expressar ou que nunca surgiriam naturalmente em uma reunião tradicional de trabalho.

Bom, agora que já vimos os conceitos e objetivos vamos conhecer as regras de ouro, o passa-a-passo para aplicação da ferramenta e os benefícios da adoção do brainstorming nas organizações.

Brainstorming: regras de ouro

- Não deve haver criticas a cerca das ideias, ao contrario, deve encorajar ideias diferentes e incomuns, estimular inicialmente a quantidade ao invés de qualidade;

- Não respeitar a propriedade intelectual, uma ideia apresentada pode ser complementada sem restrições, obviamente o ambiente deve ser propício à geração de novas ideias;

- Não deve ser realizado com grupos muito grandes, o numero ideal é entre 5 e 12 participantes;

- Ninguém pode ficar sem participar, todos devem ter a chance de apresentar suas ideias;

- Não dever haver hierarquia declarada durante o processo de brainstorming (neste encontro todos as opiniões são igualmente importante);

Brainstorming: passo-a-passo para aplicação

 1. Defina o tema do brainstorming, ou seja, o que se quer alcançar ou resolver objetivamente;

 2. Defina a equipe de trabalho, quanto mais diversificada melhor, grupos interdisciplinares apresentam ideias mais abrangentes;

 3. Eleja o facilitador do método, o papel deste e fazer com que todos estejam alinhados, concentrados e participando ativamente;

 4. Estabeleça o tempo máximo de duração da sessão de geração de ideias, delegue alguém para controlar o tempo;

 5. Distribua folhas de papel A4 ou post-it juntamente com uma caneta para os participantes realizarem as anotações de suas ideias;

 6. Conceda alguns minutos para que todos pensem sobre o tema e certifique-se de que os participantes estejam conectados com o objetivo da reunião;

 7. Inicie o trabalho, libere um tempo de cerca de 15 minutos (depende da complexidade do tema) para que os participantes em silencio anotem o maior numero possível de ideias;

 8. Recolha as anotações de cada participante e transcreva as ideias numa folha de flipchart, quadro branco ou ate mesmo em uma planilha projetada de forma que todos possam vê-las;

9. Elimine as duplicidades. Se duas ou mais ideias parecem ser a mesma coisa, você deve combiná-las ou eliminar as duplicatas;

10. Leia para o grupo todas as ideias geradas e em caso de duvidas pergunte ao autor e peça que explique melhor o contexto e objetivo de sua ideia;

11. Faça a seleção das melhores ideias através de uma matriz de priorização;

12. Elabore um plano de ação para implementar e aprimorar as melhores ideias no processo empresarial;

13. Forneça a equipe participante um feedback sobre o resultado final do brainstorming e mostre como suas contribuições foram valiosas.

Brainstorming: benefícios para as organizações

- Favorece o trabalho em equipe, pois tudo é realizado de forma coletiva;

- Estimula a participação dos empregados nos processos empresariais;

- Impulsiona a criatividade na empresa;

- Gera maior aprendizado para a equipe, pois as discussões conceituais são multidisciplinares;

- Custo zero, o brainstorming ocorre praticamente sem nenhum custo para a organização;

- Aumenta a capacidade de síntese dos participantes, pois eles tem que escrever suas ideias deforma clara e objetiva;

- Exercita a gestão do tempo, pois os participantes realização uma determinada demanda dentro de um tempo delimitado;

- Melhoria continua dos processos a partir da contribuição do publico interno.

"A melhor forma de ter uma grande ideia, é ter um monte de ideias"  (Linus Pauling)

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Fluxograma de Processo: Aprenda usar esta ferramenta

Hoje vamos descrever mais uma importante ferramenta de gestão, o fluxograma é uma a representação gráfica utilizada para apresentar a sequência de um trabalho de forma analítica, caracterizando as operações, os responsáveis e/ou unidades organizacionais envolvidos no processo.

O Fluxograma permite esquematizar e visualizar os sistemas de forma racional, clara e concisa, facilitando seu entendimento geral por todos os envolvidos. Por meio deles o analista de sistemas, organização e método pode representar os vários fatores e as variáveis que ocorrem no sistema, circuitos de informações relacionadas ao processo decisório, bem como unidades organizacionais envolvidas no processo.

Vantagens da aplicação do Fluxograma:

- Permite verificar como funcionam todos os componentes de um sistema;

- Entendimento simples e objetivo;

- Facilita a localização das deficiências no sistema;

- Aplica-se a qualquer sistema, desde o mais simples até o mais complexo;

- Facilita o entendimento nas mudanças feitas no sistema;

- Identificação de atividades críticas para o processo;

- Visão integrada do processo de trabalho;

- Facilitar a leitura e o entendimento;

- Identificação das oportunidades de melhoria;

- Conhecimento da sequência e encadeamento das atividades dando uma visão do fluxo do processo;

- Preparação para o aperfeiçoamento de processos empresariais (é preciso conhecer para melhorar);

- Documentação do processo para análises futuras, adequação a normas e certificações e esclarecer sobre o funcionamento para pessoas recém admitidas na organização;

- Fortalecimento do trabalho em equipe quando o desenvolvimento dos fluxogramas é feito com a participação de todos os envolvidos.

- Demostram através de raciocínio lógico a execução de determinado processo de fabricação, procedimento operacional ou estratégias e ações que devem ser implementadas por um conjunto de pessoas;

- Proporciona visão de todas as tarefas que não podem deixar de ser praticadas, bem como, em qual ordem correta devem ser praticadas;

Identificação das tarefas que não precisariam estar sendo executadas no processo estudado e fica simples identificar tarefas repetidas e que podem ser simplificadas.

Simbologia representacional do fluxograma
Para elaborar o fluxograma que é a representação gráfica de um processo são empregados símbolos geométricos e notações simbólicas.

O símbolo oval significa o início ou o fim de um processo de fluxograma ou inspeção; O retângulo significa uma ação; O losango significa onde uma decisão precisa ser tomada; O círculo geralmente significa o final de uma página ou coluna e mostra que a continuação do fluxograma está em outra página ou coluna; Triângulo de cabeça para baixo significa arquivamento temporário; Triângulo normal arquivamento definitivo.

Existem três tipos de fluxogramas:

- Vertical que também é denominado folha de análise, folha de simplificação do trabalho, pois normalmente é destinado à representação de rotina simples em seu

processamento analítico em uma unidade organizacional. O nome Vertical consiste em poder ser impresso como formulário padrão. E o nome Folha de Análise consiste na rapidez de preenchimento, pois os símbolos e convenções já se acham impressos;

- Parcial ou Descritivo é um fluxograma básico que descreve o curso de ação e de trâmites dos documentos. Ele é um pouco mais elaborado que o Vertical e o mais utilizado para rotinas que envolvem poucas unidades organizacionais;

- Global ou de Colunas ele demonstra a circulação de documentos ou informações através de áreas de responsabilidade. E também através da simbologia

adotada, os tipos de decisões ou operações se realizam ao longo de um processo, bem como evidencia o funcionamento de um sistema.

Como fazer um fluxograma?

Ao contrário do que se possa pensar, fazer um fluxograma é muito simples. Depois que você começar vai ficar viciado. Há cinco passos a seguir na elaboração de um fluxograma.

1. Escolher um processo específico que se queira documentar;

2. Escolher os pontos lógicos de início e fim do processo;
3. Definir quem irá documentar o processo;

4. Documentar os passos reais do processo;

5. Validar a exatidão do seu fluxograma com a ajuda dos especialistas nas tarefas.

Princípios de Eficiência Organizacional | 100 anos atrás

Os Princípios da Eficiência Organizacional são uma teoria administrativa desenvolvida no livro “The Twelve Principles of Efficiency” em 1912, escrito pelo engenheiro americano Harrington Emerson (1853 – 1931). Esse livro virou um verdadeiro clássico e até hoje é estudado nas teorias da Administração.

Emerson foi um dos auxiliares de Frederick Taylor e responsável pela popularização da Teoria da Administração Científica. Seus principais trabalhos foram a simplificação dos métodos de estudo desenvolvidos por Taylor e o desenvolvimento dos primeiros trabalhos sobre seleção e recrutamento de trabalhadores. Contribuiu no tema da eficiência dos sistemas de engenharia industrial criando os 12 princípios de eficiência organizacional. Emerson foi um homem visionário, pois em 1911 já vislumbrou aspectos da Administração por Objetivos proposta bem mais tarde na década de 1960 por Peter Drucker.

Princípios de eficiência organizacional de Emerson

1. Traçar um plano bem definido, de acordo com os objetivos;

2. Estabelecer o predomínio do bom senso;

3. Oferecer orientação e supervisão competentes;

4. Manter disciplina;

5. Impor honestidade nos acordos, ou seja, justiça social no trabalho;

6. Manter registros precisos, imediatos e adequados;

7. Oferecer remuneração proporcional ao trabalho;

8. Fixar normas padronizadas para as condições de trabalho;

9. Fixar normas padronizadas para o trabalho em si;

10. Fixar normas padronizadas para as operações;

11. Estabelecer instruções precisas;

12. Oferecer incentivos ao maior rendimento e à eficiência.

Conceitos de eficiência 

- A relação entre os resultados obtidos e os recursos empregados;

- A capacidade de um administrador para conseguir produtos mais elevados em relação aos insumos necessários para obtê-lo;

- Atingir o resultado com um mínimo de perda de recursos, isto é, fazer o melhor uso possível do dinheiro, do tempo, materiais e pessoas;

- Consiste em alcançar a eficácia (atingir o resultado planejado) com o menor recurso possível.

Avaliando os conceitos acima e os 12  Princípios de Eficiência Organizacional proposto por Emerson há mais de 100 anos, faço a seguinte indagação: Será que este princípios ainda fazem sentido nos dias de hoje para obter eficiência na administração contemporânea?

Fonte: Harrington Emerson, The Twelve Principles of Efficiency, Nova York, The Engineering Magazine Co.,1912.