Fundamentos de gestão de projetos baseado no guia PMBOK

Antes de abordar itens sobre fundamentos de projetos é importante apresentar o PMBOK que é um guia dos conjuntos de conhecimentos em Gerenciamento de Projetos. Este guia é a soma dos conhecimentos intrínsecos à profissão de gerenciamento de projetos, das melhores práticas dentro da área de gerência de projetos criado pela PMI (Project Management Institute) que é uma organização sediada na Pensilvânia, Estados Unidos. Fundado em 1969, para promoção das melhores práticas em gerenciamento de projetos. É a soma dos conhecimentos intrínsecos à profissão de gerenciamento de projetos, das melhores práticas dentro da área de gerência de projetos. Todo o conhecimento reunido neste guia é comprovado e não se restringe somente a práticas tradicionais, mas também às inovadoras e avançadas.

Todos os fundamentos aqui apresentados são baseados no PMBOK que possui a visão de gerenciamento de projetos abrangendo a gestão de: integração, escopo, tempo, custos, qualidade, recursos humanos, comunicações, riscos e aquisições do projeto.

Conceito de Projeto

Segundo o PMBOK, projeto é um empreendimento temporário que tem por finalidade criar um produto, serviço ou resultado único. Podemos dizer então, de forma mais completa, que: Trata-se de um empreendimento não repetitivo, caracterizado por uma seqüência lógica de eventos (com acompanhamento e controle), com início, meio e fim (ciclo de vida), que se destina a atingir um objetivo claro e definido (se não existir ou for impossível, deve ser cancelado), sendo conduzido por pessoas (núcleo da condução), dentro de parâmetros pré-definidos de tempo, custo, recursos envolvidos e qualidade. Um projeto é bem-sucedido quanto atende (ou excede) às expectativas (documentadas na fase de planejamento) dos stakeholders. 

Para sabermos se temos um projeto, perguntamos:

a)    É único?

b)    Tem prazo limitado?

c)    Existe uma maneira de saber se está concluído?   

d)    É possível saber se os stakeholders estão satisfeitos?

Fundamentos do Gerenciamento de projetos

O gerenciamento de projetos é a aplicação do conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto, para atender aos requisitos do projeto. O gerenciamento de projetos é um processo que exige várias atividades, incluindo planejar, colocar em ação o plano do projeto e acompanhar o progresso e o desempenho. O planejamento é uma das funções mais importantes do gerenciamento de projetos. Trata-se de administrar as incertezas inerentes ao projeto, planejando sua execução antes de iniciá-lo, controlando-o de modo a assegurar sua conclusão no prazo e orçamento estipulados, conforme as especificações. O resultado é a característica básica dessa atividade. É a aplicação do conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas para planejar, colocar em ação o plano do projeto e acompanhar o progresso e o desempenho, visando atender as necessidades e expectativas dos stakeholders. Vai além de fazer as coisas acontecerem, pois apoia as escolhas do que deve ou não ser feito e em que ordem de prioridade, alinhando as ações à estratégia da organização. 

 Estrutura do projeto com base no guia PMBOK 

O principal objetivo do Guia PMBOK é identificar o subconjunto do Conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos que é amplamente reconhecido como boa prática. “Identificar” significa fornecer uma visão geral, e não uma descrição completa. “Amplamente reconhecido” significa que o conhecimento e as práticas descritas são aplicáveis à maioria dos projetos na maior parte do tempo, e que existe um consenso geral em relação ao seu valor e sua utilidade. “Boa prática” significa que existe acordo geral de que a aplicação correta dessas habilidades, ferramentas e técnicas podem aumentar as chances de sucesso em uma ampla série de projetos diferentes. O Guia PMBOK® está organizado em três seções. São elas:

Seção I - A estrutura do gerenciamento de projetos - Esta seção fornece uma estrutura básica para o entendimento do gerenciamento de projetos. O capítulo 1 apresenta a Introdução, define termos chave e fornece uma visão geral do restante do Guia PMBOK, já o capítulo 2, apresenta o ciclo de vida e organização do projeto, descreve o ambiente no qual os projetos operam.

Seção II - A norma de gerenciamento de projetos de um projeto - Esta seção especifica todos os processos de gerenciamento de projetos usados pela equipe do projeto para gerenciar um projeto. O Capítulo 3 estrutura os processos de gerenciamento do projetos e descreve os cinco grupos de processos de gerenciamento de projetos necessários para qualquer projeto e os processos de gerenciamento de projetos que os compõem.

                                                     

Seção III - As áreas de conhecimento em gerenciamento de projeto - Esta seção descreve as nove áreas de conhecimento que se integram no gerenciamento de projeto, conforme descrito abaixo.

a)    Capitulo 4. O Gerenciamento de integração do projeto descreve os processos e as atividades que integram os diversos elementos do gerenciamento de projetos;

b)    Capitulo 5. O Gerenciamento do escopo do projeto descreve os processos envolvidos na verificação de que o projeto inclui todo o trabalho necessário;

c)    Capitulo 6. O Gerenciamento de tempo do projeto descreve os processos relativos ao término do projeto no prazo correto;

d)    Capitulo 7. O Gerenciamento de custos do projeto descreve os processos envolvidos em planejamento, estimativa, orçamentação e controle de custos;

e)    Capitulo 8. O Gerenciamento da qualidade do projeto descreve os processos envolvidos na garantia de que o projeto irá satisfazer os objetivos para os quais foi realizado;

f)     Capitulo 9. O Gerenciamento de recursos humanos do projeto descreve os processos que organizam e gerenciam a equipe do projeto;

g)    Capitulo 10. O Gerenciamento das comunicações do projeto descreve os processos relativos à geração, coleta, disseminação, armazenamento e destinação final das informações do projeto de forma oportuna e adequada;

h)   Capitulo 11. O Gerenciamento de riscos do projeto descreve os processos relativos à realização do gerenciamento de riscos em um projeto;

i)     Capitulo 12. O Gerenciamento de aquisições do projeto descreve os processos que compram ou adquirem produtos, serviços ou resultados, além dos processos de gerenciamento de contratos.

  

Referências

FIS, Faculdade Internacional Signorelli. Fundamentos da Gestão de Projetos. Rio de Janeiro, 2011.

MAXIMIANO, A. C. A. Administração de projetos: como transformar ideias em resultados. São Paulo: Atlas, 2002. 

PMI, Project Management Institute. Guia do conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos (PMBOK). 3ª ed., 2004.

Falta de visibilidade no trabalho

A falta de visibilidade no trabalho pode gerar grandes perdas na carreia de um profissional, imagine um avião com cerca de 200 pessoas a bordo tentando realizar um pouso em um certo aeroporto, caso não tenha condições de visibilidade da pista o piloto tem que lançar mão de realizar o pouso com ajuda de instrumentos, assim também o profissional que não esta conseguindo dar visibilidade em seu trabalho pode lançar mão de uma ferramenta chamada marketing pessoal.

Antes de falar um pouco mais sobre o marketing pessoal, vamos ver uma historinha para demostrar como a falta de visibilidade de um trabalho pode gerar a falta de credito para pessoa que teve mérito, ou pior ainda, pode gerar confusões e perdas enormes.

-- História do Porco e o Cavalo --

Um fazendeiro colecionava cavalos e só faltava uma determinada raça.

Um dia ele descobriu que o seu vizinho tinha este determinado cavalo.

Assim, ele atazanou seu vizinho até conseguir comprá-lo.

Um mês depois o cavalo adoeceu, e ele chamou o veterinário: “Bem, seu cavalo está com uma virose, é preciso tomar este medicamento durante 3 dias, no terceiro dia eu retornarei e caso ele não esteja melhor, será necessário sacrificá-lo.”

Neste momento, o porco escutava toda a conversa.

No dia seguinte deram o medicamento e foram embora.

O porco se aproximou do cavalo e disse: “Força, amigo! Levanta daí, senão você será sacrificado!”

No segundo dia, deram o medicamento e foram embora.

O porco se aproximou do cavalo e disse: “Vamos lá amigão, levanta senão você vai morrer! Vamos lá! Eu te ajudo a levantar... Upa!”

No terceiro dia deram o medicamento e o veterinário disse: “Infelizmente, vamos ter que sacrificá-lo amanhã, pois a virose pode contaminar os outros cavalos.”

Quando foram embora, o porco se aproximou do cavalo e disse: “Cara, é agora ou nunca, levanta logo! Coragem! Upa! Upa! Isso, devagar! Ótimo, vamos! Um, dois, três, legal, legal, agora mais depressa, vai... Fantástico! Corre, corre mais! Upa! Upa! Upa!!! Você venceu, Campeão!”

Então, de repente o dono chegou, viu o cavalo correndo no campo e gritou: “Milagre! O cavalo melhorou. Isso merece uma festa de comemoração. Vamos matar o porco!”

Não há como negar que ingressar no mercado de trabalho tem se tornado uma tarefa cada vez mais complicada, levando em consideração os crescentes índices de concorrência e de desemprego. Mais complicado ainda é manter-se nele e conquistar aquela tão sonhada promoção ou mesmo obter reconhecimento do seu trabalho.

A solução, porém, esta em não se tornar uma vítima do sistema e se lamentar pela falta de prestígio. Talvez esteja faltando apenas um pouco de visibilidade do seu bom trabalho. Assim, é preciso agir com criatividade e, como diz o ditado popular: "a propaganda é a alma do negócio".

A realidade pode até ser cruel, mas a boa formação e a extensa bagagem profissional não são instrumentos suficientes para vencer a ''batalha'' do mercado de trabalho. Em alguns casos, a falta de reconhecimento está ligada à fraca estratégia de marketing pessoal, o que significa que você pode não estar sabendo ''vender o seu peixe'' da maneira certa.

Marketing pessoal é uma ferramenta usada para promoção pessoal de modo a alcançar o sucesso. É uma estratégia usada para "vender" a imagem, e influencia a forma como as outras pessoas olham para quem a utiliza. 

Especialistas são unânimes quando dizem da potencialidade do marketing pessoal na conquista do sucesso profissional. No entanto, também fazem questão de ressaltar os estragos que pode trazer quando mal utilizada, ou seja “o tiro pode sair pela culatra”.

Então, temos de um lado aquele profissional que não tem suas competências e resultados reconhecidos e valorizados por falta de visibilidade. No outro extremo, aquele que acaba sendo taxado de arrogante e, às vezes, de mentiroso por acentuar exageradamente as suas capacidades no ambiente de trabalho. Neste cenário, você deve está se perguntando: e eu? Como devo me portar? Pois bem, é aí que nasce o desafio. É preciso ter bom senso e encontrar um meio termo.

Cuidado com as armadilhas. Assim como nem sempre é o maior exército que ganha a guerra, mas sim aquele que melhor usa as suas armas, não é com a "força" que se conquista o sucesso profissional. Pode parecer uma comparação um pouco estranha, mas as regras do mercado de trabalho são similares. Na maioria das vezes, vence o profissional mais hábil, ou seja, aquele que melhor explora os seus recursos. A única diferença é que esta batalha deve ser constante.

O profissional tem que se colocar no mercado como um produto competitivo, visando despertar o interesse das pessoas. Para isso, é preciso desenvolver objetivos, metas e estratégias. Além disso, é preciso estar constantemente procurando novas possibilidades de melhorias. O ideal é investir constantemente para que no futuro este investimento se torne lucrativo.

É lógico que você tem a opção de ser apenas mais um produto na prateleira do supermercado. Porém, se este não é o seu objetivo, o primeiro passo é criar a sua marca e sua própria identidade. Neste processo, é preciso se conhecer muito bem. Por isso, olhe para si e descubra quais são as características e habilidades. Fazer marketing pessoal é buscar maneiras de demonstrar estas qualidades e ser reconhecido por elas.

Mas todo cuidado é pouco. Qualquer deslize e você pode ser taxado de marketeiro, o que não é nada bom para a imagem de um profissional. Marketeiro é aquele cara que acha que fazer marketing é enganar os outros para se dar bem. Mas a propaganda não sustenta um produto que não seja verdadeiro. Desta forma, não adianta ter uma embalagem bonita, é preciso saber se posicionar dentro da empresa para dar maior volume de produção, de produtividade e trazer resultados positivos para a empresa. O marketing pessoal é uma conseqüência de tudo isso.

A espontaneidade e a moderação são outras características de um "bom marketing pessoal". Se preocupar, a todo o momento, em vender sua imagem para a empresa pode passar uma impressão artificial. Além disso, a sua intenção pode ser deturpada e confundida com a arrogância e com a trapaça profissional. Cuidado, pois uma boa intenção pode fazer com que a sua credibilidade seja colocada em xeque. Se ligue nas dicas abaixo! 

-- Dicas para marketing pessoal --

1. Capacidade de comunicação: não significa falar muito, mas falar o suficiente para que os outros entendam o que você está dizendo. Em muitas ocasiões, o processo de comunicação tem dois sentidos, e por isso também é muito importante saber ouvir;

2. Postura profissional adequada: saber ser sério quando a situação exige seriedade. É importante saber se comportar em um contexto profissional, agindo de acordo com a sua função e dentro da expectativa dos seus superiores;

3. Cuidados com a aparência: adaptar a forma de se vestir de acordo com o contexto em que está inserido. Ter o cuidado de saber se vestir, não adotando um estilo formal em contextos informais (passando a imagem que não se importa e não segue regras) e estilos formais em contextos informais (intimidando e podendo passar uma imagem de superioridade);

4. Criatividade e inovação: mostrar disponibilidade e sugerir ideias que contribuem para resolução de problemas. Isto pode acontecer no contexto do trabalho ou pessoal, sabendo como ajudar amigos quando eles precisam;

5. Humildade: não se considerar melhor que os outros e não tentar promover a sua imagem de uma forma agressiva e forçada perante outros. Quem faz isso, passa a imagem de arrogância e acaba prejudicando o seu marketing pessoal.